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事務職ってどんな仕事?未経験で事務職に転職するときの注意点

[最終更新日]2017/10/24


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事務職は今も昔も変わらない人気職種の1つです。
未経験から事務職へ転職することは可能なのか、もし可能ならどのような知識やスキルが求められるのか、気になっている人もいるのではないでしょうか。

ただし、未経験から事務職に応募する人の中には、事務職という仕事を誤解していたり、イメージだけで考えてしまっていたりするケースが少なくないもの事実です。

目次

 

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1)未経験・異業種の方が知っておきたい、事務職のお仕事

未経験や異業種から事務職へ転職したいと考えている人の中には、もしかしたら事務職の具体的な仕事内容をあまり知らない人もいるかもしれません。
もし、次のようなイメージを持っているとすれば要注意です。

  • 1日座っていられる仕事だからラクそう
  • 雑務が中心で誰にでもできそう
  • PCスキルはそれほど必要なさそう
  • 黙々とこなす仕事なので人と関わらずに済みそう

実は、これらのイメージは全て誤りです。

まず、事務職の仕事内容は企業規模や間接部門の社員数によって大きく異なります。大企業であれば、総務・人事・経理・財務といった役割ごとに部署が分かれており、それぞれの分野のスペシャリストが在籍しているケースが多くなります。つまり、それだけ高度な知識やスキルが必要になるわけです。

反対に小規模の会社の場合、管理部門の仕事はごく少人数に委ねられていることもめずらしくありません。社内のあらゆる業務の内容を熟知し、取引先の窓口として機能しなくてはならないのです。つまり、多岐にわたる業務をこなせるゼネラリストが求められます。

事務職に対する誤解で多いのが、「人と関わるのが苦手なので事務職に就きたい」という考えです。事務職にはコミュニケーション能力が求められます。社内外で多くの人と関わり、連絡を取り合いながら仕事を進めることが前提になりますので、人と関わらずに済むということはないと考えておきましょう。

このように、事務職に求められる知識の幅広さやスキルの水準は高く、決して「誰にでもできる仕事」ではありません。このことをしっかりと肝に銘じておきましょう。


2)事務職では、どんな知識やスキルが必要?

決して簡単ではない事務職の仕事ですが、具体的にどのようなスキルが求められるのでしょうか。
事務職と言っても企業の規模や業種によって仕事内容は異なりますが、一般的に「事務職を目指すなら持っておきたい知識やスキル」を挙げてみます。


コミュニケーション能力は必須

意外に思われるかもしれませんが、事務職として採用されるために必要な力として筆頭に挙がるのが、実はコミュニケーション能力なのです。

多くの会社員にとって、自分が所属する部署の仕事を覚えてこなせるようになることが重要ですが、事務職に関してはあらゆる部署から頼られる存在であるため、自分が所属している部署のことさえ知っていればいいというわけにはいきません。不明点や疑問点は自分から質問し、仕事を円滑に進めるコミュケーション能力が非常に重要になるのです。

また、多くの部署の人と毎日のように関わるため、さまざまなタイプの人とうまくやっていける柔軟性が求められます。いわゆる「苦手なタイプの人」が多いようだと、何より自分自身がストレスを感じるはずです。円滑な人間関係を築くことのできるコミュニケーション能力は、事務職にこそ求められているのです。


さまざまなソフトを使いこなすPCスキル

事務職に求められるPCスキルは決して低くありません。たとえば、大量の数値データをエクセルで管理したり、マクロを組んで作業を効率化したりといったことができるレベルのスキルが求められます。

また、イントラネット用に導入しているソフトウェアが企業によって違ったり、場合によっては企業独自に顧客管理や売上管理のためのソフトを開発していたりするケースもあります。こうしたソフトを使いこなし、仕事に生かせるレベルのスキルは必須なのです。

事務職は人気職種ですので、事務職の求人には応募が殺到します。企業側としては、たくさんの応募者の中から採用候補者を選ぶわけですから、少しでもスキルが高い人を採りたいと考えるのが自然です。「PCはどうも苦手」「エクセルはあまり使ったことがない」といったウイークポイントが、かなり大きな失点になる可能性があります。

事務職を目指すならPCスキルは必須」と考えておきましょう。


経理に関する知識、法令に関する知識

よほどの大企業でもない限り、事務職はさまざまな種類の仕事を少人数でこなさなくてはならないケースが多いのが実情です。総務、人事、経理を兼ねているようなこともめずらしくありません。

経理に関しては、事務職に応募する人や経験者であれば、日商簿記2級以上を持っている人はかなり多いと思っておいたほうがいいでしょう。仕訳を理解しており、日常のちょっとした小口のやりとりについても勘定科目をすぐに判断できる人は重宝されます。

また、事務職には法令の知識も求められます。近年は個人情報や知的財産権といったコンプライアンスが企業に厳しく求められているため、「知らなかった」では済まされないことが多いのです。法令は改正されたり、新しい法令が施行されたりしますので、常に最新の情報にアンテナを張り、知識を得ていく必要があります。


このように、事務職に就くためにも、また、就いてからも、常に勉強を続けていくことが求められる仕事です。新しいことを学んだり、正確な知識を身につけたりすることを「面倒くさい」「やりたくない」と思うようでは、事務職に向いているとは言いがたいのです。


3)未経験で事務職に転職する際の、準備しておきたい3つのポイント

未経験から事務職に応募する場合、どのような準備をしておけばいいのでしょうか。応募前に最低限やっておくべきことをまとめてみました。


事務職への志望動機を明確にする

事務職未経験の方が事務の仕事に応募する場合、面接で必ず聞かれるのが「なぜ事務職を志望したのか」です。 求人サイトなどで事務職の募集要項を見ると、応募要件に「PCの基本操作ができる方」とだけ書かれていたり、仕事内容が「伝票整理、電話応対、その他」といった簡潔な書き方になっていたりすることがあります。

実際、多くの企業で事務職は幅広い業務を担当せざるを得ないことが多く、具体的な仕事内容を細かく書き切れないといった事情もあるのです。

そのため、事務職は志望動機が書きづらい職種と思われているところがあります。しかし、ちょっと考え方を変えてみるだけで、志望動機につながるヒントは見つかるものです。


まずは、これまで働いてきた中で「事務職の人がいて助かったこと」を思い出してみましょう。事務職ではない職種の人が助かったと実感したのであれば、それはそのまま「事務職に求められる働き方」である可能性が高いでしょう。「自分もあんなふうに社員の皆さんをサポートしてみたい」といった思いを志望動機にすればいいのです。


応募する企業に対する理解を深める

事務職の仕事は定型的なものが多いと思われがちですが、実は会社の考え方や文化の影響を受けやすい職種です。企業ごとに風土や文化はまちまちですので、応募する企業に対する理解を深めておくことは非常に重要になります。

企業理念や沿革をリサーチし、その会社がどういった考え方を大切にしているのか確認しておきましょう。伝統を重んじているのか、新しい発想や柔軟性を重視しているのか、といったことは、企業ホームページの文面や雰囲気から察知できることがあるのです。

伝統を重んじる社風であれば、事務職として入社する人にもこれまでのやり方を踏襲することが求められる可能性が高いでしょう。反対に新しい発想を歓迎する会社であれば、業務をより効率化したり、これまでにない仕事の進め方を提案したりすることが求められるかもしれません。

企業に対する理解を深めておくことは、志望動機や面接の準備に必ず役立ちます。入手できる情報はすべて得ておくつもりで、じっくりとリサーチしましょう。


これまでの仕事で生かせそうな経験を挙げておく

事務職が未経験だと、これまでの仕事の経験が生かせないのでは?と誤解している人がいます。未経験で応募したにも関わらず面接まで進むことができるとすれば、あなたが持っている力のうちの「何か」が生かせると判断してもらえているのです。

たとえば、今までの仕事の中で接客や営業の経験があれば、相手の立場や感じ方を尊重して対応してきたコミュニケーション能力をアピールすることができます。PCを使って仕事をする中で、資料を分かりやすくまとめる工夫をしたことや、仕事を効率化するためにExcelのマクロを組んだ経験なども、もちろん事務職に応募する際のアピールポイントになります。

他にも、電話対応で心がけていたこと、他部署の人に連絡する際に気をつけていたことなど、日常のちょっとした習慣の中にも、事務職として必要な心がけはあったはずなのです。「大したことではない」と決めつけてしまわずに、小さなことでも紙に書き出し、これまでの経験で生かせそうなものを挙げておきましょう。


4)年代別 事務職への転職で注意するポイント

事務職に限ったことではありませんが、応募に際して年代ごとに注意しておきたいポイントがあります。事務職は他部署のスタッフと常に関わりながら働くことになるため、「こういう人に来てもらいたい」という人物像にマッチしているかどうかが重要になります。

20代、30代、40代で、求められることの多い人物像の特徴と、選考時の注意点を挙げてみます。


20代に求められることの多い事務職の人物像

20代の未経験者を事務職として採用するのであれば、企業側は「これから仕事を覚えてもらいたい」と考えているのでは?と想像できます。

よって、求められているのは現在のスキルの高さや前職での実績よりも、新しいことをひとつひとつ覚えていくために必要とされる素直さや勤勉さ、成長意欲の高さであると考えられます。

転職となると、前職での頑張りを面接や志望動機で最大限に伝えたい!と思うところですが、あまり力んでしまうと「自己主張が強そう」「自信家なのでは」といった印象を持たれる可能性もあります。

あくまで謙虚に、成長したいという向上心をはきはきと伝えるようにすると好印象でしょう。

また、若い人を採用するのであれば、PCスキルを初めから持っていることを期待して採用している場合もあります。たとえば、面接で「Excelは使えますか?」といった聞かれ方をしたら要注意です。表計算程度ができればよいと考えているのか、マクロが組めるレベルまで求めているのか、Excelスキルと一口に言っても想定しているレベルには幅があります。具体的に何ができれば問題ないのか、面接でしっかりと確認しましょう。


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30代に求められることの多い事務職の人物像

新卒で働き始めた場合、30代は社会人経験が10年前後となる年代です。若手を脱して中堅と見なされ始める年代と言えるでしょう。

この年代の人を未経験で採用する場合、部署内の年齢バランスを考慮している可能性があります。たとえば、「事務職の年齢が全体的に高く、若手から中堅にあたる人がいない(または辞めてしまった)。あまり年齢が離れすぎない程度の人を採用したい」といったケースが考えられるのです。

特にコミュニケーション能力やチームワークを重視している求人の書き方であれば、部署内の人間関係に注意しておいたほうがいいでしょう。

面接で質問ができるようであれば、「同じ部署で働く方々は何名いらっしゃいますか」「私と年齢の近い方はいらっしゃいますか」といったように、それとなく聞いてみましょう。

あまり年の離れた人ばかりだと働きづらいと感じる人もいるはずですし、反対に自分が一番下という状態からスタートできたほうがやりやすい、という考え方の人もいるはずです。

入社後のミスマッチを防ぐためにも、「なぜ未経験の30代を採用するのか」という点について、理由を推測してみることをおすすめします。


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40代に求められることの多い事務職の人物像

40代の方を未経験で事務職に登用するのであれば、事務職以外の経験で期待を寄せるものがあると考えられます。

設立して10年未満といったような新しい会社では、社員の年齢層が若いこともめずらしくありません。会社の規模がまだ小さいうちはフラットな組織で問題なく業務が進んでいた会社でも、組織が大きくなっていくにつれてマネジメントを強化する必要に迫られることがあります。

このようなとき、部内にマネジメント経験者がほとんどいないといった事態になる可能性があります。そこで、新たにミドル層でマネジメント経験のある人材の採用に踏み切ることがあるのです。

仮に事務職そのものの経験がなくても、リーダー職や管理職を経験したことがあれば、人をまとめていく上で意識すべきことや大変なことをよく知っているはずです。そうした経験を生かして活躍してもらうために、事務職の経験にこだわらず採用を検討している可能性があります。

マネージャー採用を希望する場合、できれば独力ではなく転職エージェントを通じて応募したほうがいいでしょう。仕事内容やポジションの重要度と給与条件がつり合っているか、交渉の余地はないか、といったことは応募者自身では見極めにくいことが多いため、キャリアコンサルタントに交渉を代行してもらったほうが成功率が高くなりやすいのです。


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5)まとめ 未経験でも事務職に採用の可能性あり!思いが強いのなら、諦めずに一歩を!

事務職は人気の職種であり、しかも採用人数が限られているため、特に職種未経験者にとっては狭き門と言えるでしょう。

しかし、だからと言って未経験者が採用される可能性がないわけではありません。これまでの経験をきちんとアピールでき、企業が求めているスキルや能力とマッチすれば、未経験でも採用される可能性は十分にあります。

自分のスキルや経験が事務職に生かせるかどうか自信が持てない…という人は、まずは転職エージェントに相談してみるといいでしょう。客観的にアドバイスしてもらうことで、自分では意識していなかった事務職の適性があったことに気づくことができるかもしれません。
(ライター:Ash. )


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