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総務ってどんな仕事?未経験の方が総務部に転職する際に【絶対】意識したい3つのポイント

[最終更新日]2017/09/11


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いまお勤めの職場に、「総務部がない」という方は、おそらく殆どいらっしゃらないでしょう。かりに総務部という名称でなかったとしても、総務に類する仕事を担当する部署は必ずあるのではないでしょうか。

総務は会社組織を支え、経営が滞りなく続いていくように導く仕事であり、大変やりがいのある職種です。

目次

 

1) 未経験・異業種の方が知っておきたい、総務のお仕事

総務の仕事内容は

総務の仕事は多岐にわたっており、「ここからここまでが総務の仕事」という明確な線引きはありません。
このことが、総務の仕事の仕事を経験したことがない人にとって「総務とはどのような仕事なのか」を分かりにくくさせる要因にもなっています。

まずは一例として、総務の仕事としてよくあるものを挙げてみます。もちろん、ここに挙げるものが総務の仕事の全てというわけではありませんので注意しておきましょう。

 


備品管理、購買

社員が使用する備品や、蛍光灯などオフィス内で必要となる備品の在庫管理、新規購入といった手続きも、総務が担当していることが多いです。

単に事務的な購入や在庫チェックだけでなく、ムダに使われていないか、適正な価格の製品を購入できているか、といった目で客観的にチェックしていくことも大切です。

 


福利厚生制度の実施、社内行事の運営

会社で規定されている福利厚生が確実に実施されるよう、該当する社員に必要な書類の提出を求めたり、忘年会や社員旅行といった定期的に行われる社内行事の運営に携わったりすることがあります。

社内規程を正確に理解し、社員からの問い合わせ等にも対応する必要があります。

 


法務関連業務(契約、契約書管理等)

企業との契約をはじめ、特許、著作権、知的財産権といった、法人として重要な権利を守るために必要な処理をしたり、反対に他社のこうした権利をおかすことのないよう、適切に対応したりする業務です。

法務部などの専門部署が設置されている企業は別ですが、多くの会社で総務が担当しているのが実情です。

 


来客、電話対応

会社を訪れるお客様や取引先が最初にコンタクトを取るのが総務担当者となるケースは非常に多いと言えます。

電話についても、初めてかけてくる相手はまず総務につながるようになっている会社も少なくありません。こうした点から、総務は会社の「顔」であり、会社の印象を左右する重要な位置にあるのです。

 


労務管理、給与計算

各部署の課長や部長を通ってきた勤怠関係の書類、出張届、残業記録といった労務管理に関する処理は、総務が担当しているケースが多く見られます。

また、給与計算については経理担当者が行っていることもありますが、企業規模や人員配置によっては総務担当者が兼務していることもめずらしくありません。

 


採用業務

新卒採用中途採用に関する業務を人事部が掌握している会社もありますが、総務部が一括して担当している場合もあります。

面接日の調整や求人掲載メディアとの打ち合わせなど、採用業務はさまざまな配慮が必要な仕事です。応募者にとっては、総務担当者の対応が会社の印象そのものとなることもあります。


そのほかにも、総務の仕事として以下のようなものも挙げられます。
併せてイメージしておくと良いでしょう。


  • 保安・防災業務
  • 情報セキュリティの整備
  • 安全衛生管理
  • 従業員の健康管理(定期健康診断の実施、ストレスチェックテスト実施等)
  • 株主総会・取締役会に関する業務
  • 株式管理
  • IR、社内・社外広報
  • ホームページの管理業務
  • リスクマネジメント

総務の仕事のやりがい

 


複数の部署の架け橋となることができる

企業でありがちなのが、別部署との連絡がスムーズに行かず、意思疎通が十分に図れていないことによるトラブルです。

総務は会社全体を見ることができる立場にあるので、書類の流れを俯瞰できたり、部署を超えた社内の問題点に気づけたりするポジションです。

こうした立場をうまく活用し、複数の部署の架け橋となって調整役を買って出ることができるのが総務なのです。


各部署からさまざまな要望が出てきますので、それぞれの言い分や考え方をしっかりと理解した上で、最適な解決策を摸索する必要があります。

そのため、他部署の現場で仕事に従事している社員に比べると、より俯瞰した目線で、大枠で物事をとらえやすくなります。


 


会社が抱える問題点の本質に気づきやすい

総務は社内の書類やお金の流れを把握していますので、時間やお金のロスがどこで発生しているのか、どうすればより効率化できるのか、といった、会社が抱えている問題点の根本的な部分に気づきやすくなります。

このような視点は、通常であれば経営トップや役員クラスが感じる問題意識ですが、総務の場合は他部署の社員とは異なる視点から組織全体をとらえやすいのです。

こうした問題点を具体的な改善策にしていくためには、管理職や経営層レベルの人を説得しなくてはならないケースも出てくるでしょう。

また、社員に対しても何が問題でどのように解決すべきなのか、といったことを的確に伝えなくてはなりません。コミュニケーション能力の高い人は、総務として能力を開花できる可能性があります。


 


社員の皆さんから感謝してもらえる

総務の仕事の中には、単独で見るとまるで雑務のように見えてしまうような、小さな仕事もたくさんあります。

こういった仕事は多くの人にとって「やるのが面倒」なこまごまとした仕事です。総務担当者は、そのような細かなことに気づいて先回りしてやっておいたり、社員が働きやすいように前もって環境を整えておいたりといった、気配りや配慮が求められます。

その分、社員の皆さんにとっては直接的に役立ったと実感してもらえることも多々あるため、感謝してもらえる機会も多い仕事と言えます。

また、こまごまとした仕事に優先準備をつけ、限られた業務時間内にてきぱきとこなしていくことが求められます。段取りや優先順位づけが得意な人にとっては、非常にやりがいのある仕事です。


2)未経験で総務に転職する際に大切なポイント

「会社全体が円滑に動くにはどうしたらいいのか」を考え行動し、組織と社員の「架け橋」となる、それが総務の仕事

未経験で総務に転職する人にとって気になることの1つとして、どのような人が総務に向いているのか、総務の適性とはどのようなものか、といったことがあります。

もちろん、小さなことでもおろそかにせず気づける人や、他部署の人とうまくコミュニケーションを図り良好な関係を築くことができる協調性のある人は、総務に向いていると言えるでしょう。

ただし、それだけで総務担当として未経験で入社できるか?というと、少々心許ないと言わざるを得ません。

総務は会社の中でも部署と部署をつなぐ架け橋となることができる仕事です。 同時に、会社の考えがきちんと社員に伝わっているのか、社員の要望が会社側に伝わっているのか、といった、組織と社員の架け橋としても機能しなくてはなりません。

このようなことは、与えられた業務を手順通りにこなしているだけでは、なかなか実現できません。
会社全体を包括的に見る視点を意識的に持ち、どうすれば円滑に組織が動いていくのかを自ら考え、行動に移していく主体性や積極性が欠かせないのです。

自ら問題を発見し、解決に向けて行動することができるかどうか。この点を応募書類や面接でアピールできるかどうかが、非常に重要なポイントとなってきます。


総務の求人は「欠員補充」であることが多い。転職サイトを定期的にチェックして

総務の仕事は、通年採用や常時募集といった形で募集していることはめずらしく、欠員補充のための募集であることのほうが多い傾向があります。

つまり、総務の求人は比較的「レア求人」の部類に入るため、企業が新たな総務担当者を募集している時期を見逃すことなくキャッチする必要があるのです。

総務としてのキャリアを築きたい!という強い思いがあるのであれば、転職サービスで総務関連の求人を定点的にチェックしていくのが最も早道でしょう。
その中から、未経験可の求人を探したり、これまで自分が経験してきたことを求めていると思われる企業を見つけたりするのです。


しかし、就業しながら転職活動を進めようと思っている人にとって、頻繁に転職サービスをチェックしなくてはならないのはかなりハードルが高いはずです。

そこで、総務関連の求人が掲載されたら、自動的にメールなどで通知が届くように設定しておきましょう。

こうすることで、転職サイトがあなたの代わりに総務に関する仕事の情報を探し、伝えてくれるのです。


リクナビNEXT、DODAでライター関連の求人情報をチェックする方法

多くの転職サイトでは、希望した職種での求人情報が発生した時にお知らせしてくれる機能が付与されています。

具体的な設定方法について、特に求人情報が多いとされるリクナビNEXTDODAの2サイトで説明しておきましょう。

 

リクナビNEXTで「総務関連」の求人情報をチェックする方法

1)リクナビNEXTの会員ページに遷移します。

※ まだ会員でない場合は、以下ボタンより、無料会員登録を行います。

2)画面右上の[各種設定]をクリックします。

3)画面中ほどの、「情報配信設定」欄にある「新着求人お知らせメール」の「変更する」をクリックします。

4) 新着求人お知らせメールの「検索条件」を設定できる画面に遷移します。
検索条件名を任意の名前に設定し、「職種」から「総務」を選びます。
また、「勤務地」を希望する地域に設定します。

職種の「総務」は、大項目「事務・管理」の中にある「総務・人事・法務・知財・広報・IR」から選びます。

あとは、「この条件を保存」をクリックして完了です。

その後は、総務関連の求人情報が新たに出た際は、リクナビNEXTからお知らせメールが届くようになります。──とてもシンプルで、簡単ですよね。

 

DODAで「総務関連」の求人情報をチェックする方法

1)1)DODAの会員ページに遷移します。

※ まだ会員でない場合は、以下ボタンより、無料会員登録を行います。

2)画面右上の[登録情報設定]をクリックします。

3)画面中ほどの、「求人フィルタ設定」欄にある「設定変更」をクリックします。

4) 求人フィルタ設定画面になります。
利用状況から「利用する」を選択肢、「希望年収」、「希望職種」を設定します。

職種の「総務」は、分類から「企画・管理」を選び、「総務・法務・知財・内部監査」を選択します。

あとは、「この条件で設定する」をクリックして完了です。

その後は、総務関連の求人情報が新たに出た際は、リクナビNEXTからお知らせメールが届くようになります。

会社ごとに「総務に求めるもの」は変わってくる

総務未経験で転職活動をする際、絶対に気をつけておかなくてはならない点として、「総務」とひと口に言っても会社によって求められる仕事内容や能力の性質は異なるということです。

たとえば大企業の総務部では、総務部の他にも人事部や経理部、庶務部、法務部といったように部署が細分化されているため、総務部は「他部署からあふれた仕事が集まってくる部署」になりやすい傾向があります。

従業員が何千人、何万人もいる会社であれば、たとえばオフィスに置かれている観葉植物の水やりといった小さな仕事であっても、総務が担当するよう割り振られていて、仕事の1つとなっていることがあります。


一方で、ベンチャーやスタートアップであれば、総務は総務の仕事だけをする、というわけにはいきません。
小さな会社であれば、総務部そのものがなく、全員が何かしら間接部門の仕事も兼任しているのが普通です。

あえて総務部を置き、総務担当者を入れるのであれば、1人で総務に関する全業務を担当する、といった状況になる可能性も十分にあります。そうなれば、相当なスピード感で仕事をこなすことが求められるでしょう。

このように、「総務」と言っても会社規模や業種によって総務部の在り方は大きく異なります。

こうした企業の内情も把握した上でアドバイスができるような、プロのキャリアコンサルタントが在籍している転職エージェントを活用すると、より確実な情報を手に入れることができるはずです。


3)まとめ 総務への転職は「深い」情報が必要不可欠

 総務への転職で最もやってはならないのが、表面的な印象や又聞きの情報で仕事内容を判断してしまうことです。

「総務と言うから、雑用だけだろう」などと高をくくってしまうことのないよう、具体的な仕事内容や求められているスキルについて確認し、ミスマッチのないよう十分注意することが大切です。

総務の仕事は、自ら問題意識を持ち、課題解決に取り組む主体性が重要になります。より本質に迫ろうと情報を深掘りする習慣はついているか試すつもりで、求人を探す段階から「深い」情報収集を心がけてみましょう。

この記事の作成者:ash.


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