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【職務経歴書テンプレ・見本付き】職務経歴書の正しい活用方法と書き方!

[最終更新日]2017/11/19


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転職活動を進める中で避けて通れないのが「職務経歴書」の作成です。新卒採用のときはエントリーシートで自己PRをしましたが、中途採用の場合は履歴書と職務経歴書を応募時に提出するのが一般的です。

 もし、職務経歴書を「履歴書と同じように作るもの」「作成しなくてはならないので一応作るもの」といったとらえ方をしているのなら、非常にもったいないと言わざるを得ません。

目次

 

1)そもそもの、「職務経歴書」の活用目的を知っておこう

職務経歴書と履歴書は、目的も内容も異なる

はじめに、「職務経歴書」とは何か、企業は職務経歴書をどのように活用するのか、といったことについて確認していきましょう。

職務経歴書は「履歴書の詳しい版」ではありません。

履歴書は正式な応募書類として入社後に社内で保管され、人事情報として扱われます。つまり、オフィシャルな意味合いの強い書類と言えます。

これに対して、職務経歴書は書類選考と面接で使われます。応募者がどのような仕事を経験してきたのか、どういったスキルを持っているのかを詳しく知るための資料なのです。
履歴書にはJIS規格があり、職務経歴書は書式が自由である場合が多いのはこのためです。


応募者の立場から考えた場合、職務経歴書は面接前と面接中に自分を売り込むための最良のプレゼン資料なのです。このように、履歴書と職務経歴書は目的や考え方が根本的に違うことを理解して、作成に取りかかることがとても大切です。

履歴書 職務経歴書
目的 ・入社後に保管するオフィシャルな書類
・正確な情報を記載して伝える
・書類選考と面接のための資料
・内定を勝ち取るためのメッセージ
書式 ・現在も手書きがベターなケースが少なくない(業種によってPC作成でよい場合もある)
・JIS規格のフォーマットを使用する
・PC作成が基本
・書式は原則自由
・A4用紙2枚程度に収まるように作成するのが原則
内容 ・正式な人事情報として記載する
・必要な事項を簡潔に記載する
・アピールしたい点に優先順位をつけて作成
・採用担当者に伝わるように工夫して記載する

企業側は、あなたの「職務経歴書」を読んで、ここを知ろうとする。

職務経歴書を読みながら、企業の人事担当者は「この人を採用した場合、どのような活躍が期待できるか」を頭の中でシミュレーションします。

このとき、経験してきた業務内容の詳細や、持っている資格・スキルについては高い関心が寄せられます。人柄がどんなに優れていても、経験やスキルが不足しているのでは、即戦力として活躍することは難しいからです。


よって、自分が経験してきた仕事の内容が端的に伝わるよう、十分に工夫して記載することが応募者には求められます。
自社内では通用する用語や業界特有の用語(特に異業種へ転職希望の場合)を羅列してしまうと、採用担当者に「伝わらない」職務経歴書になっているかもしれません。
自分がやってきた仕事の内容がきちんと伝わるか、客観的な視点からチェックしてみましょう。


さらに、仕事に対してどのような姿勢や考え方で取り組んできたのか、といった点にも関心が寄せられます。

過去に経験した業務をどのように総括しているか、今後何をしたいと考えているのかWill)、どのようなスキル・強みを持っているのかCan)、何を成し遂げるべきだと考えているのかMust)、といったことを明確に伝えることで、仕事に対する熱量や真剣さが伝わる職務経歴書にすることができます。

ときにはエピソードを交えるなど、読み手が臨場感をもってイメージできる書き方をすることが大切です。


2)職務経歴書を書き始める前に、「自己分析」をしっかりしておこう

新卒採用で就職活動を始めたとき、「自己分析」をやっておくべきだ!と言われた記憶があるはずです。

実は、転職活動に向けた職務経歴書の作成においても、自己分析はとても重要なプロセスです。

ただし、就活の頃の自己分析の目的が「エントリーシートに書く内容を明確化するため」だったのに対し、転職活動の自己分析は志望する企業にピンポイントに照準を合わせたものになります。

転職活動における自己分析について見ていきましょう。


なぜ職務経歴書に自己分析が必要なのか

中途採用者として企業に応募する人は、すでに何らかの職歴を持っています。

その仕事は応募者自身にとって「毎日やっている仕事」であり、「自分にとって当たり前の仕事」です。同じ会社に勤め続けている限り、社内の同僚や上司に自分が担当している仕事について客観的に説明する必要がありません。

ところが、転職活動の書類選考や面接では、あなたの普段の働きぶりを全く知らない・見たことがない相手に対して、ごく限られた時間の中で実績や経験をアピールしなくてはなりません。

このとき、「あなたにとって当たり前すぎる仕事」が、実は「応募先の企業が求めるスキルだった」ということは十分にあり得ます。

だからこそ、応募者はいったん自分の経験してきた仕事を客観視し、初対面の相手に伝えるべきこと、伝える順序、特に印象づけるべきことを洗い出し、整理しておくべきなのです。


自己分析をきちんと行っておくことで、自分がやりたいこと、得意なこと、人の役に立つことについて見つめ直し、自分にとって理想的な転職とはどのような条件のことを言うのか、しっかりと考えておくことにも役立ちます。

これにより、言葉に厚みを持たせることができるようになり、面接での説得力も結果的に増していくのです。


誰でもできる!職務経歴作成前の自己分析の進め方

職務経歴書を作成するにあたって、陥りがちな落とし穴の1つに「自分には何ができるのか」から考え始めてしまう、というものがあります。

たしかに職務経歴書にはスキルや経験業務について記載しますが、決して「これまで経験してきた仕事の範囲内でしか転職先を探せない」わけではありません。


「何ができるのか(Can)」からスタートする自己分析は、転職先の選択肢を極端に狭めてしまうリスクがありますので注意しましょう。

そこで有効になってくるのが、Canの前にWill(やってみたいこと)を書き出してみる方法です。

転職を検討する以上、必ず現状を改善したいという気持ちがあるはずです。「今の職場の範囲に限定せず、やりたいことを自由にできるとしたら」という発想で、まずは仕事を通じて実現したいこと、やってみたいことを次々と書き出していきましょう。

その中から、自分ができること(Can)を絞り込み、さらに「やるべきこと・達成すべきこと」(Must)へとブラッシュアップしていくことで、たとえば「現状では背伸びしなくては難しい部分もあるが、今後努力してスキルアップし、実現したい」といった項目が挙がってくるのです。


3)職務経歴書を書くときに、意識しておきたい5つのポイント

編年体形式とキャリア形式のどちらを選ぶべきか

職務経歴書の書き方として、大きく分けて「編年体形式」と「キャリア形式」の2パターンがあります。

編年体形式は、これまで所属・経験してきた業務を時系列で記載する形式です。
1社で部署異動が多かった人、特定のスキルというよりキャリア全般をアピールしたい人、管理職経験者など昇進した実績がある人は、編年体形式で作成するとまとめやすいはずです。

キャリア形式は、どのような業務経験を積んできたか、に着目してまとめる形式です。
転職したことがあり、複数社にまたがってスキルアップしてきた人、特定のスキルをクローズアップして伝えたい人、転職やジョブローテーションで異なるタイプの職種をいくつか経験した人は、キャリア形式で作成するとまとめやすいはずです。

編年体形式とキャリア形式のどちらで作成すべきなのか迷ったときは、まずは編年体形式で作り始めてみるといいでしょう。

時系列で職務経歴をまとめてみて、スキルや経験をもっと深掘りしてアピールしたいと感じたら、キャリア形式へ変更していくとスムーズに作成することができます。


最もアピールすべき/アピールしやすいことは何か

職務経歴書を作成する際、「必要事項を埋める」という感覚で作成してしまう人がいますが、非常にもったいないことです。

職務経歴書を読む相手は上から順に目を通していきますので、必然的に冒頭で興味を惹かれる内容が書かれている職務経歴書を熱心に読むはずなのです。

アピールすべき/アピールしやすい内容が冒頭に書かれており、中盤で詳細が示され、最後に自己PRで締めくくられる、といった首尾一貫した職務経歴書を作成するためには、部分的に埋めていくのではなく、全体の構成をしっかりと考えておく必要があります。

職務経歴書全体の構成を考える上で重要になってくるのが、「最もアピールすべき」ポイントを絞っておくことです。アピールすべきポイントが定まっていれば、何をどのように伝えるべきかの優先順位も決めやすくなっていきます。

もしアピールすべきポイントが決めにくいようなら、「アピールしやすいポイント」でもOKです。まずは職務経歴書全体を通じて「何を伝えたいのか」「アピールしたいことは何か」を絞り、職務経歴書に背骨を通しておくことが大切なのです。


初めて会う人にとって分かりやすい表現・用語になっているか

慣れた仕事をする場合にはあまり意識しないことですが、どの会社にも「組織内だから通用している用語」があります。これは会社ごとの方言のようなもので、同じ職種・業種だからといってどの会社でも使われている言葉でないケースがあるので注意が必要です。

まして異業種への転職を希望するのであれば、他業種の採用担当者は「あなたが当たり前だと感じている言葉」の半分以上を十分に理解できないか、意味を取り違えてしまう可能性が高いと考えておくべきでしょう。

初対面の人にとって分かりやすい表現かどうかをチェックする最も手軽な方法は、家族や他業種の友人など、身近な人に職務経歴書を見てもらうことです。

あなたのことをよく知っている家族や友人が、あなたの職務経歴書を読んで「分からないことがある」と言うのであれば、初対面の採用担当者にとっては相当難解である可能性が高いのです。

このように、職務経歴書は「あなたがよく知る自分の仕事」について書くため、第三者から見て伝わりやすいものになっているかどうか、自分では気づきにくいところがあります。社内用語、業界用語を多用してしまっていないか、客観的にチェックしておきましょう。


仕事を通じてスキルアップしてきたこと、人間的に成長したことが伝わるか

職務経歴書は、経験してきた業務の内容を淡々と並べるための書類ではありません。

仕事を通じてどのようなことを考えてきたのか、困難な状況や厳しい状況をどのように乗り越えてきたのか、その結果どういった成長を遂げたのか、といったことが伝わることが、本当の意味で「職務経歴を伝えた」ことだという点を念頭に置いて作成する必要があります。

あなたが経験してきたことを採用担当者が頭の中で再現できるようにするためには、エピソードをまじえて職務経歴詳細を伝えるのが近道です。

編年体形式、キャリア形式のどちらの場合であっても、職務内容に必ずアピールポイントを付け加え、「どのような困難があったか」「どのように考えたか」「どう乗り越えたか」「その結果どのような成長を実感したか」といったエピソードを含めるようにしましょう。

応募書類が無味乾燥な言葉の羅列ではなく、応募者の仕事に対する思いや熱量が感じられるとき、採用担当者の目にとまり「面接で会って話してみたい」という気持ちにさせることができるのです。


「この人物を採用するメリット」が伝わる自己PRになっているか

職務経歴書の最後に、自己PRを書くケースは非常に多く見られます。
もちろん、最後に意気込みを伝えるのはとても良いのですが、単に「自分にはこんな良いところがあります」「このようなスキルを持っています」とアピールするだけでは、採用担当者に十分に伝わる自己PRになっていない可能性があります。

職務経歴書に目を通している採用担当者は、常に「この人物を採用した場合、当社にどのようなメリットがあるか」を考えています。

よって、採用担当者にとって刺さる自己PRとは「私はこのようなことができる」「貴社にこのように貢献できる」「よって採用すべきだ」という内容なのですが、もちろんそのような直接的な書き方をするわけにはいきません。

そこで、同じ意味で別の表現を用いるようにします。それが「入社後にやってみたいこと」や「取り組みたいこと」です。
「入社後にやってみたいこと」や「貴社で取り組みたいこと」が、まさに募集企業側が求めている力だった場合、採用予定者の有力候補として名前が挙がる可能性が格段に高まるのです。


4)職務経歴書のサンプルと見本のダウンロード

さて、続いては実際の職務経歴書のサンプルと見本をご紹介していきたいと思います。

編年形式」、「キャリア形式」、そのほか「画像活用形式」の3パターンを紹介していますので、ご自身に合いそうな形式を選んで、参考にしてみてください。


「編年形式」の職務経歴書のサンプルと見本

「キャリア形式」の職務経歴書のサンプルと見本

「図・画像活用形式」の職務経歴書のサンプルと見本

5)転職エージェントでも、職務経歴書のアドバイスやチェックをしてくれる!

職務経歴書は書類選考や面接で勝ち残っていくために非常に重要なツールですが、いざ作成するとなると「どのように書いたらいいのか迷ってしまう」「初めて読む人に伝わる内容か第三者にチェックしてほしい」といったことを感じる人は多いことでしょう。

実は、転職エージェントを利用することで、職務経歴書作成時のアドバイスや作成後のチェックをしてもらえるのです。

転職エージェントのキャリアコンサルタントは日々大勢の転職希望者と面談し、さまざまな職務経歴書を目にしていますので、あなたが作成した職務経歴書に対して、「もっとこうすると、書類も通過されやすくなる」客観的なアドバイスができることが多いのです。

また、同じ業種・職種へ応募してきた人との比較や、過去に内定を勝ち取った人との比較をしてもらえる可能性もありますので、「職務経歴書のチェック相手」としても転職エージェントのキャリアコンサルタントは最適な相手と言えます。

職務経歴書のアドバイスやチェックのサポートで定評のある転職エージェント

転職エージェント 分野 特徴
パソナキャリア 総合 専任のアドバイザーがアピールポイントを客観的に分析、求人票から読み解いたアピールすべき箇所と合致しているかアドバイスしてもらえる。
JACリクルートメント ハイキャリア・管理職・外資系 転職の目的を明確化し、自身の真の強みを洗い出す「キャリアの棚卸し」を、各業界・職種に関する専門知識を有するコンサルタントがサポートしてくれる。
マイナビエージェント 若手(20~30代) 業界別専任制のキャリアアドバイザーによる面談で、「なぜ転職したいのか」「転職によって何を実現したいのか」といった本質的な部分を明確化していくことができる。
レバテックキャリア IT、エンジニア系 IT・Web業界に特化した転職エージェント。現場のリアルな需要を踏まえ、採用担当者の目にとまりやすい応募書類の作り方や面接での話し方についてアドバイスしてくれる。
ハタラクティブ 第二新卒、フリーター 就活アドバイザーがマンツーマンで対応。自分の強み・弱みや自己PRを一緒に考えてくれるので、一人で考えるよりもより早く確実に内定に近づくことができる。

6)まとめ 職務経歴書を自己PRツールとして使いこなそう

転職活動の場合、ほとんど全ての企業で応募時に履歴書と併せて職務経歴書の提出を求められることでしょう。

これは、職務経歴書が選考において重要な役割を担っていることの表れでもあります。

裏を返せば、職務経歴書はそれだけよく見られているのであり、職務経歴書で効果的な自己PRができれば内定への距離がぐっと縮まることになるのです。

職務経歴書の作成を「提出しなくてはいけないから作る」と義務的に捉えるのではなく、自己PRのためのツールとして積極的に活用していきましょう。

この記事の作成者:ash.


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