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秘書ってどんな仕事?未経験の方が秘書に転職する際に【絶対】意識したい3つのポイント

[最終更新日]2020/04/06


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未経験から秘書の仕事に。絶対に意識しておきたい3つのポイント

誰かの役に立ちたい!」という方にとって、
社長や役員、または弁護士など、様々な立場の方のサポートをする秘書業務は、まさしくそんな願いを叶えられる仕事でしょう。

一方で現役の秘書の方々は、世間が抱いているイメージよりも、実際にはもっと多くの業務をこなしていることはご存知でしょうか。

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<電話相談が可能な、全国対応のおすすめ転職エージェントサービス>

マイナビエージェント
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JACリクルートメント
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登録後、それぞれの転職サービスから連絡が来ますので、電話で状況を伝えアドバイスをもらいます。
また、登録の際はなるべく複数のサービスに登録をして、あなたにとって一番「相性が良さそう」と感じた転職サービスを見極めて利用されることをおすすめします。

1) 未経験・異業種の方が知っておきたい、秘書のお仕事

秘書の仕事内容は

スケジュール管理電話対応メール対応来客対応資料・文書作成ブレーン

秘書とは、重要な役職についている人の庶務を担当し、本来の業務に集中できるよう補佐する役割を果たす仕事です。
秘書がつくポストとしては、企業のトップ層(経営陣)政治家医師弁護士といった人物が挙げられます。

そういった方々は本来の職務以外にも来客対応や会議、出張、接待をこなしながら多忙な日々を過ごしています。そこで、次に挙げるような庶務を秘書が代行し、上司の仕事をサポートします。



スケジュール管理

たとえ重要なポストについている人であっても、1日は24時間しかありません。

1日のスケジュールに無駄や無理が生じないよう、効率よく仕事をこなせるスケジュールを考え、管理します
接待のためのレストランの予約、出張時の交通・宿泊先の手配に関しても秘書が行います。



電話対応

社長や役員にかかってきた電話に応対し、必要と判断された場合のみ取り次ぎます。

かかってきた電話を機械的に取り次ぐのではなく、かけてきた相手や要件を正確に聞き取り、重要度や緊急度を判断する必要があります。



メール、手紙、挨拶状への対応

日々膨大な量のメールや手紙、挨拶状が届くことも考えられます。
必要に応じて適切な内容の返事をするとともに、内容を整理した上で上司に報告します。



来客対応

来客があった際には、会場までの案内やお茶出しをし、失礼のないよう対応します。
来客との打ち合わせの内容によっては秘書も同席して議事録を作成したり、秘書が代理で対応したりする場合もあります。



資料、文書作成

会議で必要となる資料をそろえたり、社内外に受け渡す書類の作成を代行したりします。
事後の資料をファイリングするなどして整理しておくのも秘書の重要な役目です。



ブレーン

庶務だけでなく、秘書にブレーン(知的指導者)としての役割が求められることもあります。
業界の最新動向を常にチェックしておき、意見を求められたらそれらの情報を元に的確な意見を述べられるようにしておきます。

新聞、ウェブサイト等から情報を収集し、整理しておくことが重要です。


秘書の仕事のやりがい、魅力は

秘書にしか持ちえない信頼関係の構築重要ポストの仕事を間近で見られる他業界の重要ポストとも交流できる


秘書にしか持ち得ない信頼関係を築ける

秘書は上司の仕事を毎日サポートしていますので、上司の考え方や習慣を把握しています。

秘書以外の人では伝わらないことでも、秘書だからこそ理解し、適切にサポートすることができるのです。

秘書として働く年数が長くなればなるほど、秘書にしか持ち得ない信頼関係を築いていくことができます。



業界の第一線で働く人の仕事を間近で見られる

秘書がつく人物は、それぞれが業界の重要なポストを担っています。

こうした方々の意見によって業界が動いたり、世の中に影響を与えていったりすることも少なくありません。

業界の重要人物がどのようなことを考え、次に何をしたいと思っているのか、ビジネスの最前線を間近で見ることができます。



他社や他業界の重要人物と交流できる

企業などの重役は、しばしば大規模な会合パーティにも出席します。

秘書がそういった場に同行し、上司を随時サポートする場合があります。お会いする方々の顔と名前、所属、肩書きを記憶しておき、尋ねられたら即座に答えられるようにしておくのも秘書の役割です。

会合やパーティで上司が交流するのは、他社や他業界の重要人物が大半です。企業の社長や役員クラスと直接言葉を交わし、交流する機会を持つのは、秘書以外の一般社員にはほとんどない機会と言っていいでしょう。


秘書の仕事の年収相場

秘書の年収の相場は、およそ300万円~500万円が平均となります。

年代別に見ると、20代でおよそ264万円、30代で300万円、40代で372万円となっています。

しかし、企業によっては年収1,000万円を超えるような秘書の方もいらっしゃるようです。

年収の差は、キャリアや年代によるものもありますが「どの会社の秘書に就くか」でも違いがあるのです。

秘書の勤務先は様々で、企業の役員秘書もあれば、議員の秘書の仕事もあります。

大企業や外資系の企業の秘書ですと、好待遇で働くことも夢ではありません。



2)未経験で秘書に転職する際に大切な4つのポイント

秘書になるためのルートを知る資格・検定は必須ではない秘書の仕事だけにこだわらない転職エージェントの活用

未経験から秘書に転職する場合、秘書の仕事ならではの特殊な事情がいくつかあることを知っておく必要があります。

他の職種に比べて、未経験でも採用されるケースは多くないと思っていたほうがいいでしょう。

しかし、未経験から秘書へ転職することを諦めてしまう必要はありません。秘書に転身するにあたって特に大切になってくる次の4つのポイントを押さえた上で、転職活動に取り組んでいきましょう。


ポイント1 秘書になるためのルートを知ること

実は、最初から秘書になろうと思ってなった人はごく少数です。

たいていの場合、総務や経理といった別の部署で就業していた際の働きぶりを評価され、秘書として適性があると見込まれて異動する、といったパターンが多いのです。

大企業になると秘書課を設けているケースも見られますが、新卒で秘書を採用する企業を見かけないのと同様に、未経験者を最初から秘書に登用するケースはほぼないと思っていいでしょう。

最初から秘書として採用されにくい事情としては、秘書の仕事内容が深く関わっています。

秘書は重役の仕事をサポートする役割を担いますので、社内の業務や会社の文化をよく理解している必要があります。

また、秘書をつける重役の側としても、秘書を担当してもらう人と折り合いが悪く、かえって仕事のペースを乱されてしまうようでは意味がありません。

よって、仕事面ではもちろんのこと、人間性も優れており、重役にとって安心して秘書を任せられる人でなくてはならないのです。

これは、秘書という仕事の重要度が高く、誰でも務まるわけではないことの表れでもあるのです。

ポイント2 資格や検定は勉強になるが必須ではない

秘書を目指すにあたって、「秘書検定」や「国際秘書(CBS)検定」に合格しておきたい、と考える人は多いはずです。

しかし、結論から言えば秘書になるにあたって秘書検定のような資格・検定に合格していることは必須条件ではありません。

むしろ、実務においていかに適切に上司をサポートできるかが最も重要な点ですので、秘書としての能力や適性があれば検定等に合格しているかどうかは問われないと考えていいでしょう。


ただし、別の職種から転職したいと考えている完全な未経験者の場合、秘書として必要な基本的な知識や、最低限のマナー等を知っておく意味で、秘書検定に向けて勉強する期間を持つことは決して無駄ではありません。

秘書検定には3級・2級・準1級・1級があり、1級と準1級では筆記試験のほか面接も実施されます。

筆記試験では、文書作成やスケジュール管理、接遇マナーに関する問題が出題されますので、秘書検定に合格することで、秘書としてのごく基礎的な知識は持っていることをアピールする材料にもなります。


ポイント3 最初から秘書という職種だけにこだわらないこと

矛盾するようですが、秘書を目指すのであれば、最初から秘書という仕事「だけ」に狙いを定めて転職活動をしないようにしましょう。

前で述べた通り、未経験者をいきなり秘書として登用するのは稀有なパターンです。

たいていは、秘書ではなく別の部署で経験を積み、秘書として適性があると判断されれば異動するケースが大半なのです。

企業側としても「この人は秘書に向いている人なのだろうか」と見極める期間が必要になるのです。

実際、秘書の仕事はマルチなスキルや能力が求められます。文書作成やファイリングでは事務能力が問われ、来客対応や電話対応ではコミュニケーション能力が問われます。

常に自分のことよりも相手のことを優先して考えるマインドも求められます。


もし転職エージェントなどで紹介された仕事が秘書ではなく、総務や人事だったとしても、即座に断ってしまうようなことはせず、じっくりと話を聞いてみるといいでしょう。

そういった経験が、いずれ秘書として活躍する上での重要な基礎となる可能性があるのです。


ポイント4 秘書の求人・サポートに手厚い転職サービスの活用

秘書への転職を目指している方、なかでもまったくの未経験の方などは、転職活動を進めていくにあたって、不安なことも多いでしょう。

そんなときは、転職エージェントのサポートに頼ってみるのも一つの手です。

転職エージェントは基本的には登録・利用も無料であり、応募書類の添削や面接対策、キャリアに関する悩みへのアドバイスなど、転職活動にまつわるサポートを専門に行っています。

個人で求人を探すのには時間的・体力的にも限りがありますし、「たくさんの選択肢を検討したい」「プロのアドバイスを聞いてみたい」という方は、転職エージェントの活用を検討されてみてはいかがでしょうか。





3) 未経験で秘書に転職する際に活用したい、おすすめの転職サービス

未経験から秘書への転職を目指すのであれば、よほどの事情がない限りは自力で求人を探すのではなく、転職エージェントを利用するようにしましょう。

秘書の求人は、そのポジションが重要であればあるほど、非公開求人など一般には出回らない形で募集をかけるケースが多いのです。

ここでは、特におすすめの転職サービスを3社挙げます。未経験で秘書に転職したい方は、ぜひ参考にしてみてください。


現在の年収が400万円以上の人は、リブズキャリアを

リブズキャリア。仕事もプライペートも大切にしたいキャリア女性のための会員制転職サービス

秘書の仕事は女性に限ったものではありませんが、他の職種に比べて女性の比率が高いのは事実です。

そこで、女性の求人に特化している転職エージェントを活用することは、秘書に転職する上で有効な方法の1つと言えるでしょう。

リブズキャリアは女性のキャリアに特化している転職エージェントです。女性がワークライフバランスを大切にしながら活躍できるよう、厳選された条件の仕事を紹介している点が大きな特徴です。

リブズキャリアは、どちらかと言うとハイキャリア志向の女性にターゲットを合わせている転職エージェントです。
今現在の仕事で年収を一定以上得ていて、経験をもとにさらに条件の良い職場へ移りたい女性や、キャリアプランを明確に持っている女性が、理想のキャリアを実現するために活用するといった位置づけと考えていいでしょう。

目安として、現在の年収が400万円以上の人であれば、リブズキャリアを十分に活用して転職活動を進めることができると考えられます。





外資系企業または海外展開企業を狙いたい人は、JACリクルートメントを

JAC Recruitment。転職にグローバル戦略を。外資系や海外転職はJACリクルートメント。

JACリクルートメントはイギリス発祥の転職エージェントで、日本だけでなく世界に拠点を持つ企業です。

海外に拠点を置いているだけあって、外資系企業への転職や海外勤務を実現させた成功例が豊富で、他の転職エージェントにはない大きな特色となっています。


秘書の仕事においても、グローバル企業の日本の法人や海外拠点を持つ企業で活躍する場合、語学力を問われるケースが少なくありません。

たとえば、英語またはその他の外国語に長けている人であれば、そういった企業で秘書として活躍するチャンスを狙うことも可能になるわけです。


たとえ秘書の仕事自体は未経験であっても、英語でのビジネスミーティングが可能な人や英文メールや文書のやりとりが可能な人であれば、秘書として活躍する際にも十分に活かすことができるでしょう。

秘書としての実務が未経験である分、別の強みを打ち出してアピールすることが大切です。

JACリクルートメントはハイキャリア人材を対象とした転職エージェントですので、ビジネススキルに自信あり!という人は登録しておくといいでしょう。





サポート実績の高いエージェントのアドバイスが欲しい人は、リクルートエージェントを

転職エージェントならリクルートエージェント。非公開求人からご希望に沿った求人をご紹介。転職エージェントがあなたの転職を成功に導きます。

リクルートエージェントは、国内最大の求人数とサポート品質を誇る転職エージェントサービスです。

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未経験で秘書の仕事を目指すにあたって不安なことがある方は、まずは相談だけでも、リクルートエージェントへ足を運んでみてはいかがでしょうか。





専門性の高いサポートが欲しい人は、MS-Japanを

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MS-Japanは「管理部門」「士業」へのサポートに特化した転職支援サービスです。

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そんな中でも、MS-Japanは創業から25年、のべ20,000人以上の利用者を転職へ導き、「管理部門」への実績も業界No.1を誇ります

また、MS-Japanのキャリアアドバイザーは、各部門に対する専門性が高く、企業が求める人材像、利用者の特性などを適切に判断し、希望に即した転職へと導いてくれます。

未経験で秘書の仕事を目指したい方は、ぜひMS-Japanのサービスを利用されてみてはいかがでしょうか。





応募書類や面接が不安な人は、パソナキャリアを

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なお、秘書の仕事に関しては、近年派遣の求人も増えています。秘書としての実務経験を積み、将来的なキャリアアップを図りたい人は、まずは派遣スタッフとして秘書を務め、いずれ正社員へ登用してもらうのも1つの道です。





まとめ)秘書を目指すなら回り道を恐れないこと

秘書がつくのは企業の中でも重役とされるポジションにいる方々です。

そのため、秘書の仕事をする人そのものの絶対数が多いとは言えず、たとえば一般事務などの仕事に比べると、どうしても求人数が少なくなりがちです。


特に秘書としての実務経験がない人は、最初から秘書として雇われることだけを考えず、まずは別の職種からスタートする可能性もあることを覚悟しておきましょう。

多くの経験をしておくことで、結果的に秘書に登用された際に経験が活きてくるはずです。秘書を目指すのなら、回り道を恐れずキャリアを長い目で見ていくことも大切です。

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