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仕事の「要領の悪さ」を改善する5つのポイント

[最終更新日]2018/06/19


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仕事の「要領が良い」「要領が悪い」という言い方をよく耳にします。

中には、「自分は要領が悪くて…」「もっと要領よく仕事を進めたいのに…」と感じている人もいるのではないでしょうか。

目次

1) どうして要領が悪くなってしまうのか

要領の悪さを改善したい!と本気で思うのであれば、まずはどうして要領が悪くなってしまうのか、その原因を突き止めておく必要があります。

要領が悪い人の仕事の取り組み方にはいくつかの特徴が見られます。

ここでは、典型的な特徴を3つ挙げてみます。ふだんの自分の仕事のやり方を思い出しながら読んでみてください。

もし自分が当てはまっていると思ったら、まずはそこから直していくように心がけると効果を実感しやすいでしょう。



優先順位を付けることが苦手

仕事を要領よく進めるには、仕事に「優先順位」を付けることが大切だ、とよく言われます。
しかし、優先順位を決めるとき「どの仕事から着手するか」を考えている人が非常に多いのも事実です。

実は、仕事を「どの順番でやるか」を決めるだけでは、優先順位を付けたことにはならないのです。

仕事に優先順位を付けるには、それぞれのタスクの重要度を理解することが欠かせません。
どのタスクがどの程度の重要度なのかを理解するには、仕事の全体像を把握し、ゴールを明確にしておかなくてはなりません。

仕事の全体像を把握しないまま目の前のタスクを処理することに気を取られていたり、決められた手順にばかりこだわったりしていると、仕事の本来の目的を見失いやすくなります。

その結果、ゴールへ到達するためにさほど重要でもないタスクに時間を取られてしまうのです。

優先順位を付けようとすると、「まず何からやるか」を考える人が多いのですが、実は「何をやらずにおくか」から決めたほうが早いのです。

仕事の全体像を理解し、ゴールが明確になっていれば、いま一番重要なことに注力でき、緊急度や重要度が低いことを「今やらない」という選択ができるようになります。



全て自分で解決しようとしてしまう

要領が悪い人の多くに見られる特徴として、「自分一人で抱えてしまう」ことが挙げられます。
たとえば、普段の仕事でこんな判断・考え方をしていないでしょうか。

  • 多少分からないことや曖昧なことがあっても、自分で考えて判断しようとする
  • 仕事が終わらないかもしれないと感じても、自力で何とかしようと思ってしまう
  • 苦手な仕事を任された場合でも、「苦手」と言うのは恥ずかしいと感じる

こうした考え方に共通しているのは「プライドの持ち方」がずれている、という点です。

本来であれば、ビジネスパーソンとして最もプライドを持つべきところは「仕事を完遂すること」「結果を出すこと」なのですが、そこに至るまでのプロセスを「デキるように見せたい」「デキないと思われるのは恥ずかしい」と思ってしまっているのです。

表面的に仕事ができるように見せていても、結果的に仕事を期日までに完遂できなければ意味がありません。

要領の良い人はこのことを理解していて、分からないことは速やかに質問し、その場で解決します。
また、自分の力だけでは不足していることに気づいたら、ためらわずに周囲の力を借りることができるのです。



細かいところに時間を割いてしまう

たとえば「明日までに報告書を作成しなくてはならない」という状況に立たされたとき、あなたは次のどちらの考え方をするでしょうか。

  • 40%程度の完成度でいいので、とにかくひととおり作成してしまう
  • 最終的に80%以上の完成度を目指したいので、最初からそのレベルを狙う

前者は要領の良い人の考え方、後者は典型的な要領の悪い人の考え方です。
なぜそう言えるのでしょうか。

仮に、このドキュメントを4部構成で作成するとします。
最初から80%を目指している人は、冒頭の第1節から80%を上回る完成度を目指しがちです。

すると、第1節が納得のいく出来栄えになるまで第2部に進めなくなってしまいます。結果的に、いつまで経っても「完成」にたどり着けなくなってしまうのです。

また、最初から高いレベルを目指そうとすると、細かいところにこだわってしまいやすくなります。

上の例で言えば、とりあえずひととおり作成し切ってしまうことで完成形が見えやすくなり、むしろ細部を仕上げやすくなることもあり得ます。

細かいところにこだわって時間を割いてしまうと、完成形をイメージしにくくなるため全体のクオリティを高めることがかえって難しくなるのです。



2)「要領が悪い」と自覚している時点で改善できる可能性は高い

実は、「要領が悪い」と自分のことを思っている人は、要領の悪さを改善できる余地が十分にある人です。
要領の悪さを自覚していない人は、「私は要領が悪い」とは考えていないことも少なくありません。

「自分はじっくりと時間をかけて仕事をするタイプだ」「もっと頑張れば早く終わるはずだ」と思い込んでしまうと、要領がよくならない原因を突き止めることができなくなってしまうのです。

もし、自分よりも明らかに要領よく仕事をする人が身近にいたとします。
あなたが半日かけてこなす仕事を、わずか1時間足らずで終えてしまったとしましょう。
このとき、あなたの受け止め方は次のうちどれに最も近いでしょうか。



  • 1. そもそも仕事のやり方に違いがあるのではないか?と疑う
  • 2. 「きっと、ものすごく急いでやったのだろう」と考える
  • 3. 仕事をこなすスピードは人それぞれだから仕方ないと思う

1の考え方の人は、より良い仕事の進め方に気づいたり、自分の仕事のやり方の欠陥に気づいたりできるはずです。

2の考え方の人は、「自分も次はもう少し急いでやろう」と思うだけで、原因を根本的に考えようとしない可能性が高いでしょう。

3の人は、仕事のやり方は改善できるという発想自体がありません。

自分の要領の悪さを自覚している時点で、改善できるチャンスは十分にあるのです。

要領の悪さは必ず改善できるので、どうすれば改善できるかを具体的に考え、実践していくことが重要です。



3)「要領の悪さ」を改善する5つのポイント

要領の悪さは改善できると前で述べました。では、具体的にどのようなことに気をつけていけば要領の悪さを改善できるのでしょうか。

実は、要領よく仕事を片付けるコツは「ほんのちょっとした取り組み方の違い」にあったりします。
間違っても、「今のやり方のまま、もっと頑張って早く終わらせよう」などと考えてはいけません。

「頑張る方向性」を間違えると空回りしてしまい、かえってミスが増えたりより時間がかかってしまったりするからです。

要領の悪さを改善するための5つのポイントを見ていきましょう。



「今やらなくていい仕事」こそ早めにやる

YESかNOの返信をすれば済むだけの軽い内容のメールや、書類に捺印して上長に提出するだけ、といった「わずかなタスク」は、日常のオフィスワークの中で案外たくさん発生しています。

こうした仕事は緊急度の低い、いわゆる「今やらなくていい仕事」ですが、後回しにしてばかりいるといつの間にか山積みになってしまいます。

結果、「忘れてしまった」「思い出したときには期限を過ぎていた」といったことになりかねません。

そうなってしまうと、大した仕事ではなかったはずのことでも、担当者から「返答期限を過ぎている」と内線がかかってきたり、「書類がどこかで止まっている」と社内で問題になったりと、必要以上に大ごとになってしまうのです。

こうした「わずかなタスク」は、その気になればわずか数十秒で終わるようなものが多いはずです。

そうであれば、「今やらなくていい仕事」であっても先延ばしにせず、「あえてその場ですぐに片付けてしまう」ことが重要なのです。



タスク数が膨れ上がったら「とりあえず紙に書き出す」

こなしておくべきタスクが増えていき、「やるべきことがあといくつ残っているのか」「何から優先的にやっておくべきなのか」が把握できなくなってきたら、タスクをひとまず紙に書き出すようにしましょう。

やるべきことを紙に書き出すと良い、とよく言われます。これは「書き出すことで頭の中を整理できる」という意味があるほか、実はもう1つ重要な意味があることをご存知でしょうか。

紙に書き出すことによって、「頭の中にある記憶や思考を外部に記録しておく」ことが可能になります。

つまり、頭の中で覚えておいたり、気にし続けておいたりする必要がなくなり、言ってみれば「必要なときまで忘れていられる状態」になります。

これによって、頭の中のリソースをいま最も集中すべき事柄に向けることができるのです。

要領の悪い人の頭の中は、「あれも、これもやらなくては…!」という義務感や責任感で占められていることが少なくありません。

頭をクリアにして生産性を高めるためには、いったん記憶や思考を外部に追い出すために「とりあえず紙に書き出す」のがお薦めです。



中途半端で良いので、まずは始める

要領の悪い人は多くの場合、はじめから完璧に近いレベルを目指そうとしています。

よく言えば理想が高く、しっかりとした仕事をしなくてはならないという責任感が強いタイプと見ることもできます。

ただし根本的な問題として、その「完璧」は自分にとっての「完璧」でしかないことを忘れてはいけません。

自分の中では9割近い出来栄えだと思っていても、上司から見ると6割未満だった、ということはいくらでもあり得ます。

むしろ、「こういう方向で進めようと思っています」という全体像を示す叩き台を早く作ってしまったほうが、上司もダメ出ししやすいかもしれません。

「そもそもの方向性が少しちがう」とアドバイスをもらえれば、早い段階で軌道修正することができるのです。

また、中途半端な出来であっても、ひとまず早めに着手していったん形にしてしまうことで、検証すべき課題点や不足している情報が見えてくることもあります。

「とりあえず始めてみる」ことをせず、ああでもないこうでもないと自問自答を繰り返しているうちに時間が経ってしまった、といった事態を避けるためにも、「雑でいいのでとりあえず始める」ことを心がけましょう。



人の力を借りる

仕事をする中で、しばしば「チームワーク」という言葉を耳にします。

チームワークとはチームを構成するメンバーがお互いの強みを生かし合い、1人では実現できなかった大きな仕事を成し遂げることです。

それと同時に、自分の弱い部分を補ってもらうためのチームでもあるのです。
もしあなたが1人でチームとしての仕事を全てこなせるのであれば、そもそもチームを作る必要はないはずです。

人の力をうまく借りて仕事を進められるのは、要領がいい人の大きな特徴の1つです。 たとえば、

  • 自分が苦手な仕事を任されたら、「自分はこの仕事が苦手」であることを明かして同僚に相談する
  • 困っていることや悩んでいることを、愚痴ではなく相談ごととして周囲の人に伝える
  • 自分1人で抱えてしまわず、上司や同僚を巻き込んで仕事を進める
  • ミスをしたとき、原因をオープンにして今後の課題を共有しようとする

要領のいい人は仕事のプロセスそのものよりも結果を出すことにプライドを持っていますので、途中経過でうまくいっていないことや困っていることを1人で抱えてしまわず、人の力をうまく借りることができるのです。



「要領が悪い」のではなく、「仕事が合っていない」可能性もある

要領の悪さを改善すべくさまざまな試みをしているにも関わらず、あまり改善されているとは思えないようであれば、そもそも今の仕事が合っていない可能性もあります。

面白いと思えない仕事や実はさほど強い興味が持てない仕事に関わっているとき、目指すべきゴールや完成形をイメージするのはどうしても難しくなります。

ゴールや完成形が見えていて仕事をする人とそうでない人との間には、当然のことながらパフォーマンスや結果に差が生じます。この差が「要領のよさ」「要領の悪さ」となって表面化しているのかもしれません。

「自分は要領が悪い」と決めつけてしまう前に、日々のタスクをこなす要領がよくなればいいのか、仕事への適性や「合う・合わない」など、もっと根本的な問題なのか?という点を見誤らないようにすることが大切です。

そもそも合わない仕事であるにも関わらず、要領をよくしようと努力すればするほど、空回りしてしまうことになりかねないからです。

どうしても今の仕事で要領よく仕事をこなすことが難しく、日々の仕事がしんどいと感じるようであれば、転職も視野に入れて今後のキャリアプランを考えていくといいかもしれません。



まとめ 要領の悪さを改善するには「頑張る方向性」を間違えないこと!

要領の悪い人は、「頑張る方向性がずれている」ことが多いと言えます。

肝心なのは、頑張りたくないと思っているわけでもなければ、手を抜こうとしているわけでもない点です。

つまり、要領がよくならない原因を突き止めないまま頑張り続けていると、いくら頑張っても要領がよくならないことになります。これでは本人も周囲も疲弊してしまいます。

要領の悪さを改善したいと思ったら、まずは「頑張る方向性」が間違っていないかをチェックしましょう。

もしかしたら、ほんのちょっと頑張りどころを変えるだけ、仕事の要領が大幅に改善できるかもしれません。



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