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リモートワーク・テレワーク(在宅勤務)で働く際のポイント・注意点は?

[最終更新日]2020/09/29


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リモートワーク・テレワークのポイント

クラウドシステムやコミュニケーションツールの充実により、リモートワークに注目が集まっています。
新型コロナウイルス(COVID-19)への感染対策の一環として、新たに在宅勤務が取り入れられたという人もいるのではないでしょうか。

技術的な面で言えば、リモートワークはすでに実現可能な段階に入っているのですが、現実問題として必ずしもリモートワークがうまく機能しているとは言い切れない面があるようです。

そこで、リモートワークをすでに導入している企業で働いている人、あるいは今後リモートワークを導入する可能性のある職場で働いている人が、リモートワークで働く場合にどんなことに気をつけたらいいのか、ポイントや注意点をまとめました。

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1)リモートワーク(在宅勤務)とは

リモートワークとはどのような働き方を指している?

ここ数年の間に注目を集め始めているリモートワークですが、実はこれまでもリモートワークそのものは行われてきたことをご存知でしょうか?

リモートワーク・テレワークとは

情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと。

(一般社団法人日本テレワーク協会Webサイトより引用)

リモートワークは、完全な在宅勤務だけを指しているわけではありません。

たとえば、営業マンが電車で移動中にメールを送ったり、出張先のホテルで資料を作成したりするのも、一種のリモートワークと言えます。

オフィス以外の場所、たとえばカフェやコワーキングスペースにノートPCを持ち込んで作業を進めるのもリモートワークに含まれます。

リモートワーク。いろいろモバイルワーク。電車で移動中の営業。出張先でサテライトオフィス。コワーキングスペースで会議。カフェで働くノマドワーカー。在宅勤務。在宅勤務日に自宅でPC作業。自宅が職場の自営業。

近年の傾向として、リモートワーク=在宅勤務というイメージがあるかもしれませんが、在宅勤務も数あるリモートワークのうちの1つです。

また、同じ在宅勤務でも、完全在宅勤務でオフィスへの出社義務がないケースと、定期的に会議や打ち合わせのために出社する必要があるケースが見られます。さらに、出社義務がない場合でもSkypeなどのオンライン環境で指定の曜日・時刻にミーティングに参加することが条件になっていることもあります。

このように、リモートワークという言葉には、実はさまざまな働き方が含まれているのです。



リモートワークが実現可能になってきた背景

特定の場所に出社しなくても仕事を進められるようになってきた背景には、クラウド環境の充実やコミュニケーションツールの進歩があります。

業務に必要な資料をクラウド上で共有したり、複数人で同時に作業を進めたりといったことが、クラウド上で実現できるようになりました。

また、従来であれば電話とメールしかコミュニケーション手段がなかったところへ、ビジネスチャットやビデオ通話を手軽に利用できるようになってきたことで、いつでもどこでも仕事ができる環境が整ってきたのです。

このように、技術的な側面から見ればリモートワークはすでに実現可能な段階に入っています。

ところが、これまでオフィスに出社して働くのが習慣だった人が、リモートワークに適応する上での障壁がなくなったわけではありません。

そこで、リモートワークに向いている人とそうでない人とでは、どのような違いがあるのか、次項で見ていくことにしましょう。



2)リモートワーク・在宅勤務に向いている人、向いていない人は?

リモートワーク・在宅勤務は自由な働き方として注目を集める一方で、「リモートワークを一旦は導入したものの、うまくいかないことが多いため廃止した」という企業もあるようです。

リモートワーク・在宅勤務はどんな人にとっても快適で働きやすく、メリットだけを得られるというわけではない点に注意が必要です。

リモートワークに向いている人・向いていない人には、どのような違いがあるのでしょうか。主に次の3点について確認しておきましょう。



自己管理を徹底し、必要な業務を滞りなくこなせるか

在宅勤務の課題点として真っ先に挙がるのが「自己管理」です。自宅で仕事をしている以上、上司や同僚の目に触れることはありませんので、極端なことを言えばサボっていても気づかれません。

オフィスに出社するのであれば、出勤することで「仕事をするために来た」ということが誰の目にも分かるわけですが、在宅勤務では「今から仕事を始めます」という報告を勤怠管理システム上で行うのみ、というケースがほとんどです。

人が見ていなければ手を抜いてしまう人、時間が決められていないとダラダラ過ごしてしまう人は、在宅勤務には不向きです。

在宅勤務になるということは、仕事をしたかどうかの判断は成果によって下されることになります。自分自身をしっかりと管理し、必要な仕事を滞りなくこなせるかどうかは、在宅勤務に向いているかどうかの大きな分かれ目になると言えます。



中長期的な成果・成長を意識できるか

たとえばリモートワークを3年間続けたときに、その3年分の成果・成長を今からイメージできるか──。おそらく、オフィスワークで働くときよりイメージすることは困難になるでしょう。

人は、自身の成果や成長について、直接・間接問わず「他者からの認識や承認」を得ながら実感していくものです。また、上司や先輩・同僚とのコミュニケーション機会の多いオフィスワークにおいては、それら実感が得られやすい環境です。

一方、リモートワークはどうしても他者と接する機会が減ってしまうため、成果・成長への実感はどうしても低下します。普段から成果・成長を求める意識が低いという方は、長期のリモートワーク実施によって自身の「状態」が停滞してしまう恐れがあることは留意しておくべきでしょう。

逆に、自発的に中長期的な成果や成長を意識できる人は、リモートワークにおいても自らの意欲や創意工夫によって、前進していけるはずです。



メールやチャットを適切に活用してコミュニケーションを図れるか

リモートワークの課題として、対面でのコミュニケーションの機会がなくなることが挙げられます。

たとえば、ちょっとした不明点や疑問点が出てきたとき、隣の席にいる同僚や上司にアドバイスを請う、といったことがしづらくなるのです。

そのため、コミュニケーションツールを上手に活用できないと、不明点や疑問点が出てきても自己判断で仕事を進めてしまい、「実は間違っていた」ということが後になって発覚することがあり得るのです。

グループチャットやメールは、基本的に文字によるコミュニケーションです。

文面で自分の知りたいこと、困っていることを端的に相談するスキルが必要になるため、日頃からビジネスチャットによるコミュニケーションに慣れておく必要があります。

逆に、対面でもチャットでもほぼ差がないと思えるレベルでこうしたツールを使いこなせているのであれば、リモートワークは非常に快適なワークスタイルとなるでしょう。



3)リモートワークで働く際に注意しておきたいこととは?

下の図は、実際にリモートワークを経験した人が感じたデメリットを回答の多いものから順に並べたものです。

リモートワークで感じたデメリット

厚生労働省「平成26年度 テレワーク活用の好事例集」

引用元:厚生労働省「平成26年度 テレワーク活用の好事例集」

これらのデメリットは、次の3点に集約されます。

リモートワークで生じやすいデメリット

  • オン・オフの切り替えが難しい(仕事に集中できない・だらだらと仕事をしてしまう)
  • コミュニケーション不足(何をどう報告すればいいか分からない・ちょっとした質問がしづらい)
  • ストレスが溜まりやすい(運動不足になる・情報不足になる)

こうしたデメリットを解消するためには、どのようなことに注意したらいいのでしょうか。



1日ごとの達成目標を明確にしておく

リモートワークのデメリットとして調査結果にも挙げられているのが「オン・オフの切り替え」「長時間労働」です。

リモートワークでは、基本的に仕事の成果によって出来不出来を判断されることになりますので、「終わらなければずっと作業を続けなくてはならない」といったことになりやすいのです。

仕事の計画を月単位・週単位で立てておき、それらを達成するには日ごとにどこまで終わらせておくべきか、逆算して確認しておきましょう。

その時点で無理があることが明らかであれば、前もって上司と相談する必要があります。

また、目標を達成するために必要な環境がそろっているか、確認しておくことも重要です。

通信環境や作業に使うIT機器に不足があるようなら、勤務先に申請するか上司に相談して整えてもらう必要があるでしょう。作業環境の整備という点においても、1日ごとの達成目標を明確にしておくことは大切なのです。



日々の報告事項・連絡すべき事柄を確認しておく

リモートワークで働く場合、出社していたときと比べて対面でのコミュニケーションが減ることは明らかです。報告や連絡がうまくいかないのではないか、といった不安を感じるのは当然と言えるでしょう。

このような不安を解消するには、管理者である上司が何を知りたいのかを事前によく確認し、日々の報告として挙げる項目を明確にしておきましょう。
また、「ちょっとした確認はチャットで」「込み入った相談はメールで」といったルールを共有しておくことも大切です。

厳しい見方をすれば、リモートワークに変更したことで浮き彫りになってくる問題点は、実はオフィスに出社していた頃から潜在的に抱えていた問題だったとも言えます。

「ちょっとした相談がしづらい」のは、上司との信頼関係にそもそもの原因があるケースが少なくありません。

リモートワークを開始するにあたって、上司とよく話し合い、日々の連絡の取り合い方を双方で納得して決めておくようにしましょう。



運動不足・情報不足に細心の注意を払う

長期間にわたってリモートワークを行う場合、実は盲点になりがちなのが「運動不足」「情報不足」です。

とくにこれまで電車やバスなどの交通機関を利用して通勤していた人は、職場と自宅の往復だけでも相応の運動量を確保していたはずです。

自宅で仕事をするようになると、自宅から一歩も出ない日ができるなど、運動不足の状態に陥る可能性が高くなります。意識的に運動する時間を取り入れるなど、工夫を凝らす必要があります。

情報不足も深刻な問題です。
職場での同僚との会話や、通勤中に見かける人の様子などから、私たちは意外なほど多くの情報を得ています。

ニュースなどをチェックすることが大切ですが、どうしても興味関心のある分野の情報に偏りがちになりますので、これまで見ていなかったジャンルのニュースも目を通すなど、意識して情報源を確保するようにしましょう。



4)リモートワークを効率的・効果的に進めるためのポイント3点

最後に、リモートワークを効率的・効果的に勧めるために必要なポイントを確認しておきましょう。

下の図では、リモートワークを実践した人が感じたメリットを多いものから順に挙げています。

リモートワークは出社して働く従来のワークスタイルと比べると、まだ歴史が浅く実践例も乏しいため、課題が多いことは否めません。しかし、実務を遂行するという仕事本来の目的に照らし合わせれば、余計な移動を極限まで減らすことのできる合理的な働き方のはずです。

リモートワークで感じたメリット

厚生労働省「平成26年度 テレワーク活用の好事例集」

引用元:厚生労働省「平成26年度 テレワーク活用の好事例集」

こうしたリモートワークのメリットを最大限に活かすためにも、次の3つの点を意識しておきましょう。



作業環境をはじめにしっかりと整えておく

リモートワークで必要になる作業環境は、開始時にしっかりと整えておきましょう。

PCや通信環境といったデジタルデバイスの関係はもちろんのこと、仕事に取り掛かるスペースの確保や机・椅子といった事務用品をそろえておくことも大切です。

自宅で仕事ができるとなると、リビングやダイニングなど、どこでも自由に作業スペースとして決めることができます。ところが、食事をすることを目的に作られた椅子は長時間座ることを想定して設計されていなかったり、座布団を敷いて床に直接座るといった姿勢では腰や背中に負担をかけてしまったりすることも考えられます。

デスクワークが中心の場合はとくに、高価なものでなくてもいいので仕事用のデスクとチェアをそろえておきましょう。



報告・連絡・相談を意識してこまめに行う

対面でのコミュニケーションでは意識しなかったことでも、リモートワークになるとお互いの不信感につながってしまうことがあります。

たとえば、オフィスに出社していれば「○○の件、どうなったの?」「さきほど完了しました」という会話で済みますが、チャットやメールを介している場合、返信がなければ伝わっているのか分からないことがあります。

「承知しました」という一言があるだけでも、確実に伝わったことが確認でき、管理者は安心するものです。メールを必ず返信する、チャットに反応する、といった当たり前のことを怠らないようにしましょう。

日々の報告事項をフォーマット化するのもおすすめの方法です。

当日の達成事項、明日の予定、今後の課題、特記事項といったように、報告事項を毎日固定しておけば、管理者にとって報告事項が分かりやすく、日々の変化にも気づきやすくなるというメリットがあります。



オン・オフの切り替えスイッチを決めておく

リモートワークの問題点の1つに、プライベートと仕事の区別が曖昧になりやすい点が挙げられます。

出社するのであれば、勤務開始時刻までに間に合うように身支度をし、職場まで移動する必要があるため、必然的に時間を決めて行動することになります。

しかし、在宅勤務の場合は自宅で仕事をするため、「ここからが仕事の時間」「ここからはオフの時間」という区切りが不明確になりがちです。

この点を解決するために、オン・オフの「切り替えスイッチ」を設定するための方法を考えおくといいでしょう。

在宅勤務でオン・オフの切り替えを行う方法

作業場所を明確に決めておく起床時間・就寝時間を決めておく食事や入浴の時間を固定化するプライベートな要件が目に入らないようにするその日にこなす仕事をチャットで宣言する
  • 作業場所を明確に決めておく
  • 起床時間、就寝時間を決めておく
  • 食事や入浴の時間を固定化する
  • プライベートな用件が目に入らないようにする
  • その日にこなす仕事をグループチャットで宣言する




まとめ)リモートワークの利点を活かして快適なワークスタイルを実現しよう

リモートワークは一見すると自由度が高く、快適な働き方のように思えますが、いざ実践するとなると出社していた頃とは別の課題に悩まされることもめずらしくありません。

実際には、一定期間リモートワークを行った結果、気づいた課題や困っていることについて上司と相談し、改善していくことになるでしょう。

リモートワークの台頭は、これまでの「職場に出社する」という働き方以外を選べなかった時代と比べて、ワークスタイルの選択肢が増えたことを意味しています。

リモートワークの利点を最大限に活かすことができれば、結果的に仕事の効率化にもつながるはずです。

リモートワークの利点を活かして、快適なワークスタイルを実現させていきましょう。



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