転職で失敗しない「求人応募メール」の書き方【例文付】

採用選考では「第一印象」が非常に重要となります。求人応募メールは、採用担当者の目に最初に触れる応募者の情報であり、第一印象を大きく左右することも少なくありません。

「短いメールの文面から伝わる情報は限られているのでは？」「大勢の応募者がいるので、文面のちがいは分からないのでは？」と考えていたとしたら要注意です。
メールの文面には基本的なビジネスマナーが身についているかどうかなど、さまざまな情報が含まれています。

きちんとルールに則った書き方ができることは、社会人としての信頼を得る上でも重要な意味があります。まずは求人応募メールの基本ルールについて整理しましょう。

誤字脱字や言葉遣いはしっかりチェックしておこう

採用選考においては、応募先企業に届く情報はすべて採用可否の判断材料になると考えましょう。

形式的なものと捉えられがちな求人応募メールですが、短いメッセージの中に誤字脱字が見られるようでは「本気で入社したいのだろうか？」と熱意を疑われてしまう可能性があります。

また、敬語の誤りなど言葉遣いのミスは致命的です。
社会人としての基本的なマナーや常識が身についていないのでは？と思われてしまうこともありますので、正しい日本語で書かなくてはなりません。

とくに、応募先企業の社名や採用担当者の名前を間違えてしまうと相手に対して大変失礼にあたりますので、十分に確認して間違いのないようにしましょう。
「株式会社」「有限会社」「合同会社」といった法人格は正確か、社名の前・後のどちらに付くのか、といった点もきちんとチェックしてから送信する必要があります。

返信は基本24時間以内。返信する時間帯にも注意しよう

在職中から転職活動を進める人が大半のはずですので、平日の日中はなかなか転職活動のために時間を割けないことが想定されます。
企業への応募メールや届いたメールへの返信が、勤務終了後や始業前の時間帯にあたるケースがあったとしてもやむを得ないでしょう。

ただし、忙しいからといって深夜の時間帯にメールを送るのは好ましくありません。
常識的な時間帯にメールを送れるよう、早めに準備をしておくなどの心がけが必要です。

また、企業から届いたメールに返信する場合、24時間以内に対応するのが原則です。
どんなに忙しくても、メールを返信するための数分間が確保できないのはレアケースのはずです。
採用担当者は何十名、何百名という応募者に対応していますので、レスポンスはできるだけ早く、できる限り当日中に行うようにしましょう。

深夜の時間帯に返信メールを送るのは本当にマナー違反？

つい最近、メールを返信する時間帯について、ある転職者の方から「現職中の転職活動なら、深夜にメールなんて普通じゃないの？」という意見をいただきました。

たしかに忙しい人からすると、「返信メールを送るための、ほんの数分の時間がとれない」ということもあるでしょう。また、「職場に迷惑はかけられないから」という想いから、返信メールが遅くなってしまうケースもあると思います。

ですが、深夜に送られたそのメールは、当然深夜に届きます。
もしかしたら、社内用の携帯電話にアラーム音付きで転送されるかもしれません。

お礼メールを送るのが夜10時以降になりそうなときは、翌日の朝8時以降の時間まで待って、その後に送った方が「無難」でしょう。

大切なのは、「自分の都合」よりも「相手への配慮」を優先して、メールを送ることにあると、私は思います。

携帯キャリアメールアドレスや仕事用PCからの送信は避ける

最近ではプライベートでのやりとりにLINEなどを利用する機会が増えており、求人応募用に使えそうなメールアドレスを持っていない人もいることでしょう。
Gmailアドレスを新たに取得するなど、採用選考用のメールアドレスを用意しておくことをおすすめします。

注意点として、いわゆるキャリアメールのアドレスは使用しないほうが無難です。
フィーチャーフォン（ガラケー）時代のアドレスのため、迷惑メールボックスに振り分けられてしまうなど、採用担当者が正常に受信できない可能性があるからです。

また、仕事で使っているメールアドレスは、末尾がco.jpになっていれば法人ドメインとすぐに分かってしまいます。
本来は仕事で使うアドレスを転職活動に利用するようでは、社会人としての常識を疑われても仕方ありません。求人応募メールを送る場合には、仕事用のPCやアドレスを使用するのは避けましょう。

用件が一目で分かりやすい件名にする

企業ホームページなどに掲載された求人情報を見て応募するのであれば、採用担当者に直接Eメールを送ることになるでしょう。

転職サービス経由で応募する場合も、利用するサービスによっては件名を設定できることがあります。

メールの件名は、受け取った相手にとって用件が分かりやすいものにする必要があります。「求人について」といった曖昧な書き方は避け、「求人への応募」が用件であることがしっかりと伝わるように書きましょう。

また、企業側は同じ時期に複数の職種を募集している可能性もあります。
どの求人への応募なのかが伝わるよう、件名に応募職種を記載しましょう。このとき、求人の記載と異なる一般的な職種を用いると、採用担当者にとって分かりづらくなる恐れがあります。求人に書かれている募集職種名をそのまま記載することに注意しましょう。

良くない件名の例

「求人の件」→求人に関する問い合わせなのか、応募なのか不明確
「応募いたします」→どの求人に応募するのか不明確

良い件名の例

「法人営業の求人に応募いたします」→応募する意思、応募する職種が明確

応募メールの５つの構成要素を把握する

応募メールの本文を作成する前に、必要とされる要素を把握しておきましょう。応募メールの構成要素として、次の5つが挙げられます。

応募メールは一般的なビジネスで用いられている定型的なメールと同様、用件を端的に伝えることを目的としています。
問い合わせではなく「応募」の意思があることを確実に伝える必要がありますので、5つの構成要素に沿って必要事項を簡潔に書くことが重要です。

メールを読む採用担当者は多くの応募者に対応することになるはずです。
メール本文に長々と自己PRを書くようなことは避けたほうが無難です。経歴や自己PRを見てもらいたいのであれば、後述するように応募書類を別途添付しましょう。

本文の最初は先方の「会社名・部署名・担当者名」ではじめる

メール本文の冒頭には、応募先の企業名を記載します。相手への敬意を示すための宛名ですので、社名の省略や通称は避け、正式名称を用いましょう。

応募先の部署名や担当者が求人から分かるようであれば宛名に記載します。

担当者名が不明の場合は「採用ご担当者様」とするのが一般的です。求人に応募先が記載されていることがありますので、見落としていないか応募前に十分確認しておくことが大切です。

近年ではビジネスチャットの導入が進み、日常業務ではEメールよりもチャットを活用している人もいるはずです。

初対面の人にEメールを送ることに慣れていない場合、つい宛名を書き忘れてしまったり、書き方が中途半端になったりしがちです。
求人応募という重要な内容のメールを送ることを念頭に置き、ビジネスメールの基本に立ち返っておきましょう。

ファイル名は「日付+内容+氏名」にする

職務経歴書などの応募書類を添付する場合、受け取った採用担当者は添付ファイルをダウンロードして保存するはずです。
大勢の応募者から一斉に応募書類が届くことになりますので、ファイル名が「職務経歴書」や「応募書類」だけでは、どのファイルが誰のものなのか判別しにくくなってしまいます。

添付する応募書類は、ファイル名から内容が判別できるようにしておきましょう。
上の例文にあるように「日付＋内容＋氏名」とすることで、送信した日付や送信者を判別できるようになります。

また、添付するファイル名をメール本文に記載する配慮も忘れないようにしましょう。
ファイル名とメール本文が紐付けられるため、どのメールに添付された書類だったのか採用担当者が探しやすくなるからです。

ファイルはPDFに。容量は1MB以下にしておく

職務経歴書はWordやExcelで作成するケースが多いはずですが、必ずPDF形式に変換してから添付しましょう。

WordやExcelはファイルを開くPCの環境によってレイアウトが崩れたり、フォントが正常に表示されなかったりするなどの不具合が生じることがあります。PDFに変換しておくことで、OSなどの環境に左右されず、送信したものと同一の体裁・内容の文書を届けることが可能です。

また、PDFのファイルサイズは1MB以下に留めましょう。

あまり容量の大きな添付ファイルを送ってしまうと、ダウンロードに時間を要するなど不都合が生じやすいからです。

PDFに変換する際、「サイズが縮小されたPDF」を選ぶなど、ひと手間加えることでデータサイズを小さくできます。

職務経歴書などの応募書類を郵送してもらいたいと言われた場合、送る書類には「添え状」を付けるのがマナーです。

添え状はカバーレターとも呼ばれ、単に送付する書類を伝達するための送り状とは異なります。挨拶文に加えて、志望理由や自己アピールも簡潔に記載しておくようにしましょう。こうすることで応募に際しての熱意が伝わり、応募書類にじっくりと目を通してもらえる確率を高めることにつながります。

下図は、添え状の例文です。システムエンジニア職を志望するケースの例文ですが、基本的な構成はこの例文を参考にしながら作成するとよいでしょう。

返信は義務ではないが、返信しておくのがおすすめ

応募書類を郵送するケースでは、求人に応募した後に書類送付の指示があるパターンもあるはずです。

このとき、企業の採用担当者から書類を送付してもらいたい旨のメールを受信していることもあるでしょう。このメールに返信しておくべきかどうかは、案外迷ってしまう点かもしれません。

メールの返信は義務ではありませんが、返信した上で応募書類を郵送したほうがよりていねいです。これから応募書類を送ることを伝達できるだけでなく、企業への志望度が高いことを伝える効果もあります。
また、郵送した応募書類が万が一届かなかった場合、届いていない旨を知らせてもらえる可能性もあります。

応募書類が重要なものであることは間違いありませんので、このようにメールを返信した上で郵送したほうが確実でしょう。

郵送の手続きが終わったら、到着予定日をメールで伝える

前述の返信と同時でも構いませんが、書類を発送したら先方への到着見込み日をメールで伝えておきましょう。
発送先が遠方の場合など、到着見込みが分からないようであれば「本日発送済み」であることを伝えれば問題ありません。

到着日を知らせておくことには届かなかった場合の対策という面もありますが、マナーという点においても重要な意味があります。

採用担当者のもとには、毎日大量の応募書類が届くはずです。採用業務は他の仕事と兼任するケースも多いため、採用担当者は多忙を極めます。何の書類がいつ届くのか把握できれば、あらかじめ予定に入れておくことも可能です。

このように、一方的に「送るので見てもらいたい」とアピールするだけでなく、相手に対する気づかいが伝わり、より好印象を持ってもらいやすくなるはずです。

求人応募メールは、応募時の事務的な連絡のように捉えられることも少なくありません。

もちろん応募の意思を伝えることは大きな目的の1つに違いありませんが、求人応募メールは企業とのファーストコンタクトとして重要な意味を持つことを忘れるべきではありません。

人との出会いにおいて、第一印象は非常に重要です。求人応募メールで良い印象を持ってもらえれば、少なくともその後の採用選考にマイナスになることはないでしょう。

求人応募メールは転職活動の「入口」と位置づけ、ビジネスマナーに細心の注意を払って送るように心がけましょう。

しっかりと準備した上で応募することで、その後の選考にも自信を持ってのぞめるはずです。