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営業事務に転職するには?求められるスキル・向いている人は

[最終更新日]2021/10/11

営業事務に転職するには

事務職への転職を検討している人にとって、選択肢の1つとなるのが「営業事務」です。求人によっては「事務職(営業事務)」などと表記していることもあるため、事務職との違いが気になっていた人もいるでしょう。

営業事務とは、具体的にどのような仕事をするのでしょうか。また、未経験から営業事務へ転職することは可能なのでしょうか。

目次

1)そもそも営業事務とはどんな仕事?

営業事務の主な仕事内容

営業事務の仕事内容 ■管理業務 ■資料作成 ■クライアント対応 ■電話対応

営業事務の主な仕事内容

管理業務

営業事務は、営業担当者のサポートをする仕事です。営業担当者が仕事を進めやすいよう、営業活動に関するあらゆる管理業務を担います。

業務範囲は企業によって異なりますが、営業事務が携わる主な管理業務は下記の通りです。

  • 見積書・契約書・発注書・納品書・請求書などの発行
  • 売上管理
  • 在庫管理
  • 入金状況の確認
  • 交通費や出張費の精算

イメージとしては、営業担当者の秘書的な役割を担う仕事と捉えるといいでしょう。社外で営業活動を行う担当者に代わって、社内で必要な業務を進めるのが営業事務の職務といえます。

資料作成

営業活動にはさまざまな資料が必要です。営業担当者が求める資料を速く正確に作成し、営業活動に役立ててもらうのも営業事務の仕事となります。作成する資料は多種多様ですが、代表的なものとして下記の資料が挙げられます。

  • 提案書
  • プレゼン資料
  • 顧客台帳
  • 社内会議資料
  • 売上推移などのデータ集計

資料の出来栄えが思わしくないと、顧客に不信感を与えたり重要な契約を逃してしまったりすることもあり得ます。また、売上推移などの社内資料に誤りがあると、事業方針の策定など重要な判断に支障をきたすことも考えられます。営業活動の成果を大きく左右しかねない、重大な責任を負う仕事といえるでしょう。

クライアント対応

クライアントの要望に対して迅速に対応するのも営業事務の大切な仕事です。
営業担当者は基本的に社外で営業活動に従事するため、クライアントの要望に外出先で応じるのは難しいケースも少なくありません。その際、営業担当者に代わって対応するのが営業事務です。

具体的には、次に挙げる対応が必要になります。

  • 問い合わせメールへの返信
  • カタログなどの資料発送
  • 商品サンプルの発送
  • 展示会に向けた準備

クライアントにとって、営業事務は「問い合わせると最初に対応してくれる人」のため、いわば会社の顔ともいえる存在です。迅速かつ丁寧な対応が求められる仕事といえます。

電話対応

既存顧客や見込み顧客から電話がかかってきた際、社内で対応するのも営業事務の仕事です。

営業部門には「すぐに回答が欲しい」といった急ぎの要件が多く寄せられることから、電話による問い合わせの割合が高い傾向があります。具体的には、次のような電話に対応する必要があります。

  • 商品に関する問い合わせ
  • 在庫状況の問い合わせ
  • 納品事故などのクレーム対応

電話対応では正確に答えるだけでなく、丁寧で印象の良い対応をすることも重要です。顧客にはさまざまなタイプの人がいますので、相手に合わせた臨機応変な対応ができることも営業事務として必要な資質といえるでしょう。

一般事務との違い

一般事務:事務作業が仕事の主軸。顧客との接点も少ない。 営業事務:営業のサポートに特化。顧客対応頻度も高い。

事務職には、営業事務のほかに「一般事務」と呼ばれる職種もあります。
両者の主な違いは、次のようにまとめることができます。

営業事務 一般事務
担当部署 営業部門 社内の全部門
仕事の目的 営業活動の効率化 組織全体の円滑な運営
仕事の概要 営業担当者の社内業務代行 事務作業や庶務が中心
顧客との接点 多い やや少ない〜中程度
非定型業務の割合 やや高い 低い

一般事務は事務作業が仕事の主軸となるのに対して、営業事務は営業担当者のサポートに特化している点が大きく異なります。

営業担当者に代わって顧客対応をする頻度も高いことから、非定型業務の割合が高く、コミュニケーションスキルがより強く求められるのが特徴です。

営業事務の仕事の将来性・キャリアパスは?

キャリアパスとしては経理事務や英文事務、秘書など専門性の高い職種がある。もしくは昇進しリーダーや管理職に登用されるケースも。

営業事務は事務職の中でも業務領域が営業部門に特化されています。
その特性を活かして、経理事務や英文事務、秘書といった専門性の高い職種へのキャリアチェンジを目指せるでしょう

また、営業事務として昇進し、リーダーや管理職に登用されるケースもあります。
営業事務は営業担当者ごとに役割分担することも多いため、全体をまとめるマネジメントのポジションが重要な役割を果たすのです。

近年、AI技術の進歩に伴い、いずれは機械に代替される仕事が増えていくといわれています。
しかし、営業に関しては「信頼できる担当者が対応してくれること」に意義があるため、ヒューマンスキルの高い営業担当者は今後も必要とされ続けていくでしょう。

営業担当者にとって、顧客や社内の状況を深く理解し、適切に対応してくれる営業事務の存在は欠かせません。したがって、営業事務は今後も必須の仕事となる可能性が高く、将来性の見込める職種といえます。

2)営業事務に求められる4つの知識・スキル

営業事務の業務範囲は幅広く、求められる知識・スキルも多岐にわたります。また、企業によって営業事務が担う役割は異なるため、必要なスキルも職場ごとに異なるのが実情です。

一般的に営業事務として求められる知識・スキルとして、次の4点が挙げられます。これまでに経験した業務で下記のスキルを身につけてきた人は、営業事務として経験を活かせるでしょう。

コミュニケーションスキル

#その1 コミュニケーションスキル

社外から見たとき、営業事務は会社の「窓口」として映ります。

さまざまな顧客に適切な対応をするには、高いコミュニケーションスキルが必要です。営業事務に求められるコミュニケーションスキルには、大きく分けて2種類があります。

1つは、相手の要望を正確に聞き取り、ニュアンスも含めて営業担当者に伝える伝達能力です。

問い合わせを受けた際、口調が穏やかであっても顧客が不満を抱えていることはあり得ます。
相手の話を注意深く聞き、営業事務だけで対応可能か、あるいは営業担当者に取り次ぐ必要があるか、判断する必要があるでしょう。

もう1つは、顧客に対して好印象を与え、信頼される対応ができることです。

「営業担当者に直接聞かないと確信が持てない」のではなく、「いつも対応してくれる〇〇さんが言うのなら間違いない」と思ってもらえることが大切です。

事務処理能力

#その2 事務処理能力

営業活動は常に時間との闘いです。
たとえば、「他社よりも早く見積書が届いたので、契約締結を決断した」といったケースは実際によく見られます。

顧客側も発注・納品を急いでいることは十分に考えられますので、事務処理に時間を要してしまい、機会損失につながるのは避けたいところです。

よって、営業事務には速く正確に事務処理を進める能力が求められます。業界の商習慣や顧客ごとの特性を理解し、迅速で的確な事務処理を行う必要があるのです。

事務処理能力を高めるには、日頃から与えられた仕事の進め方に終始するのではなく、常に改善点を見いだしながらPDCAを回し、改善を図っていく必要があります。

仕事の進め方を自発的に工夫し、改善を図っていく積極性も営業事務として重要な資質といえるでしょう。

オフィス系ソフトを扱えるPCスキル

#その3 オフィス系ソフトを扱えるPCスキル

営業事務はPCを使って仕事を進めるケースがほとんどです。とくにExcelやPowerPointといったオフィス系ソフトを扱う機会が多いことから、こうしたソフトを問題なく扱えるスキルは必須となります。

Excelに関しては、基本的な表計算だけでなく、ピボットテーブルマクロといった機能も扱えるレベルに達しているのが望ましいでしょう。

機能自体を把握しているだけでなく、実務のどのような場面で活用できる機能であるかを理解していることが大切です。

PowerPointについては、プレゼン資料や提案資料の作成時に使用するケースが多いはずです。

資料の見栄えもプレゼンの質を決定づける重要な要素となるため、基本的なデザインの知識も持ち合わせていると有効に活用できるでしょう。

営業担当者にとって使い勝手の良い資料を作成できる人は、多くの職場で重宝されます。

スケジュール管理能力

#その4 スケジュール管理能力

営業担当者は複数の顧客を担当し、同時並行で商談を進めていくケースがほとんどです。

出荷や請求といった処理は期日が厳密に決まっているため、事務処理に遅延が生じると顧客との信頼関係に関わります

やるべきことを期日から逆算してスケジュールを立て、着実に遂行していくスケジュール管理能力が問われます。

営業担当者は基本的に社外で仕事をしており、顧客の予定に合わせて行動していることが多いはずです。
商談が長引いたり、急用で予定を変更したりすることは決してめずらしくありません。

重要な期日については営業事務が把握しておき、必要に応じて営業担当者へ注意を促す連絡を入れるなど、能動的に行動することが求められるでしょう。

3)営業事務の転職で意識すべき3つのポイント

営業事務の仕事に対する理解が深まったでしょうか。次に、未経験者が営業事務に転職する際、どのような点を意識したらよいかを見ていきます。

営業事務は業務領域が幅広いことから、転職時にアピールポイントとなる点が数多くあります。別の見方をすると、自分自身の強みをどうアピールするかを決めておくことが非常に重要です。

とくに次の点については、転職活動を始める前に検討しておく必要があるでしょう。

営業事務の仕事に求められる人物像を知っておく

POINT1 営業事務に求められる人物像を知っておく ■人と協力して仕事を進めるのが好き ■速く正確に仕事をこなすことができる ■コミュニケーションを図りながら仕事を進めるのが得意 ■計画的に仕事を進め、スケジュール調整が得意 ■臨機応変に柔軟な判断・対応ができる ■自発的に考え、行動に移すことができる

営業事務は社外との接点が多く、会社の顔として活躍する仕事のため、企業は採用選考で「求める人物像に合致しているか?」を重視する傾向があります。

よって、営業事務の仕事に求められる人物像をしっかりと把握しておくことが大切です。

営業事務に求められる人物像

  • 人と協力して仕事を進めるのが好き
  • 速く正確に仕事をこなすことができる
  • コミュニケーションを図りながら仕事を進めるのが得意
  • 計画的に仕事を進め、スケジュールを調整するのが得意
  • 臨機応変に柔軟な判断、対応ができる
  • 自発的に考え、行動に移すことができる

イメージとしては「営業担当としても活躍できそうだが、事務処理能力が高いので営業事務として採用したい」と思ってもらえることが重要です。

資格取得は知識の裏付けになる

POINT2 資格取得は知識の裏付けになる ■MOS(Excel・PowerPoint・Wordなど) ■日商PC検定 ■秘書検定

営業事務に転職する上で必須の資格はありません。しかし、資格を取得しておくことで知識やスキルの裏付けとなり、より有利に選考を進められる可能性があります。

次に挙げる資格は、取得していれば営業事務に応募する際にアピールポイントの1つとなるはずです。

営業事務で活かせる資格の例

  • MOS(とくにExcel・PowerPoint・Word)
  • 日商PC検定
  • 秘書検定

これらの資格のポイントは、選考時に優遇される可能性があるだけでなく、入社後に実務がスタートしてからも役立つという点です。

MOSや日商PC検定を取得済みであれば、実務で支障のないレベルのPCスキルを持っていることを証明できるでしょう。

秘書検定を取得していれば、一般的なビジネスマナーや顧客対応時の注意点を把握していることを伝えられます。

営業事務の支援実績が豊富な転職エージェントを活用する

POINT3 支援実績豊富な転職エージェントの活用。スキルに自信が無ければ「派遣社員」から始めるのもアリ

営業事務の特徴として、職場によって求められるスキルの傾向が大きく異なる点が挙げられます。

必要なスキルは業務内容や携わる産業、社風によって違いますので、一般的な事務職に求められるスキルの水準をクリアしていたとしても入社後にミスマッチが生じる可能性は十分にあるのです。

ただ、実際にどのような仕事を担当することになるのかは、入社してみないと分からない面も多いでしょう。できる限りの情報収集はしておくべきですが、個人がアクセスできる情報には限度があるはずです。

そこで、営業事務の転職支援実績が豊富な転職エージェントを活用することをおすすめします。

転職エージェントは人材を求める企業の採用担当者とコンタクトを取り、求める人物像や必要なスキルレベルについて詳細にヒアリングしています。

自分に合った企業を客観的な視点から提案してもらえるため、入社後のミスマッチを防ぐ効果が期待できるのです。

スキル不足が心配なら派遣社員から始めてみるのもアリ

未経験から営業事務への転職を目指す際、スキル面で通用するのか不安に感じる人もいるはずです。

もしスキル不足への不安が拭えないようなら、派遣社員からチャンレジし、将来的に正社員を目指すのも1つの方法でしょう。

新商品の販売開始時や季節商戦など、仕事が集中しやすい時期に営業事務を増員するケースがよく見られます。

繁忙期に限り派遣社員を採用することも多いため、営業事務として自身のスキルを試すには絶好の機会といえます。

派遣社員としてスキルが通用することが実感できれば、営業事務経験者として次のステップに進みやすくなるはずです。

能力の高い派遣社員は、派遣会社を通じて正社員登用を打診されることもあり得るでしょう。派遣社員から営業事務のキャリアをスタートさせるのは、未経験者にとって現実的な選択肢の1つといえます。

4)営業事務への転職におすすめのエージェント

ここからは、営業事務として活躍できる職場への転職を検討している方向けに、おすすめの転職エージェントを、「正社員向け」「派遣社員向け」にそれぞれご紹介します。

エージェントによってサポートの傾向や担当となるアドバイザーのタイプも変わりますので、まずは自分に合うエージェントを見つけていくうえで2~3登録し、「ここがフィットする」というエージェントに利用を絞っていくと良いでしょう。

正社員向けおすすめ転職エージェント

リクルートエージェント――全国No1の求人数とアドバイザーのスピーディな対応

サービス名 リクルートエージェント
特徴 転職後の利用者満足度によると、99%の方が「満足」!20代~40代まで幅広い利用者の方からの高い満足を実現する、業界最大手の転職エージェント。
企業名 株式会社リクルート(1977年11月)

リクルートエージェントは求人数・転職支援実績共に国内No1の転職エージェントです。
全国都道府県のサポートに対応しており、都市部の転職からUターン・Iターン転職まで、幅広い人が活用できます。

リクルートエージェントの「ココ」が違う!
リクルートエージェント:豊富な事例と企業との強力なリレーションをもとに力強くサポート

リクルートエージェントの活用メリットは、「豊富な求人数」および「企業とのリレーションが強いため、条件交渉も力強くプッシュしてくれやすい」点が挙げられます。

例えば、2021年10月時点におけるリクルートエージェントの営業事務・営業アシスタント求人数は1,995件(非公開求人含む)。他の転職エージェントを大きく上回る数です。
それら企業に対して長年求人紹介をしてきたこともあり、企業への交渉力の強さも期待できます。

リクルートエージェントの特徴、おすすめポイントを詳しく見る

doda ――保有求人数&スカウトメールが多い!

サービス名 doda(デューダ)
特徴 全国対応、かつ国内トップレベルの膨大な求人数!

すべての業種・職種を網羅した求人情報だけでなく、キャリアアドバイザーの良質なサポートで、転職成功者の実績・評判が共に高い、初めに登録しておきたい鉄板の転職サービスです。
企業名 パーソルキャリア株式会社(1989年6月)

dodaは「スピーディかつ充実したサポート」に定評があります。
そのため、転職までのスケジュール感をタイトに済ませたいと考えている方にはうってつけのサービスと言えるでしょう。

dodaの「ココ」が違う!

dodaは「転職サイト」「転職エージェント」両方の性質を兼ねたサービスを展開しており、転職者自身で気になる企業の求人を検索することもできますし、プロのアドバイザーによる的確なサポートも受けられる「転職活動のトータルサポート」を実現しています。

非公開求人数も全体の9割を超す数を保有しており、他では出会えない企業の求人を見つけられる可能性が高まります(※公式サイトより)。

転職サイト:転職者自身がサイト上の求人を検索・応募・選考を進めていくサービス 転職エージェント:担当のアドバイザーが転職者の希望を聞き、求人紹介・応募~面接までをサポートする 「dodaは両方利用できる!」

dodaの求人サイトにて、営業事務の案件は1,177件(2021年10月現在 公開求人のみ)。
これら豊富な求人に対して、「自分でチェックして応募したい」という人、「アドバイザーからの提案やサポートを受けながら進めたい」という人、dodaはどちらも対応可能です。

dodaの特徴、おすすめポイントを詳しく見る

パソナキャリア ――内定後の年収アップ率67.1%

サービス名 パソナキャリア
特徴 手厚く、そして親身な転職者支援で評判の高いパソナキャリア

幅広い業界に向けての求人案内数と、地方転職者含めた全国の方々がサービスを利用できる体制を整えています。
はじめての転職ならではの不安や疑問を解消できるよう、転職活動のやり方や自己PRの仕方など、丁寧にサポートしています。
企業名 株式会社パソナキャリア(1976年)

パソナキャリアは全国都道府県に拠点を設ける転職エージェント。そのため、都市部・地方に関わらず幅広い求人紹介を可能としています。
「IT・Web業界」から「メディカル」「ものづくり」「営業職」「女性の転職」など、カテゴリ別に専門知識を持ったキャリアアドバイザーのサポートを受けることができます

パソナキャリアの「ココ」が違う!

パソナキャリアでは、企業の人事担当者との信頼関係もしっかりと築いているため、パソナキャリア利用者の67.1%が内定後の年収アップに成功しています(※公式サイトより)。

転職後の年収の増減
 

引用元:パソナキャリア公式サイト

履歴書や職務経歴書の添削、面接対策、さらには自己分析やキャリアの棚卸しについても、キャリアアドバイザーが親身になって二人三脚で取り組んでくれるので、「転職活動をひとりで進めるのは不安…」という人には特に心強いパートナーとなるでしょう。

パソナキャリアの特徴、おすすめポイントを詳しく見る

派遣社員向けおすすめ転職サービス

テンプスタッフ ――女性が働きやすい環境をサポートする派遣サービス

サービス名 テンプスタッフ
特徴 テンプスタッフは、長い実績を誇る派遣サービスです。
約40,000件の求人を保有し、数ある派遣会社の中でもトップの求人数です。
一般事務や営業、クリエイティブ系など、幅広い職種に対応可能です。
企業名 パーソルテンプスタッフ株式会社(1973年(昭和48年)5月)

テンプスタッフもスタッフサービスと並ぶ代表的な派遣サービスと知られており、4万件近くの求人を保有しています。

オフィスワークに加え、「音楽・映像制作」や「作業・物流・整備」「研究開発・メディカル」など、幅広い業種の求人があります。

テンプスタッフの「ココ」が違う!

一般的に正社員と比べると福利厚生などの面で差が生まれやすい派遣社員ですが、テンプスタッフは福利厚生が充実していることも特徴の1つです。

年次有給休暇制度や産前・産後、育児休暇、ベビーシッターサービスなど、ワークライフバランスを考慮した働き方を実現できます。

スキルアップ支援も積極的に行っているため、勤務外に自宅で語学力やエンジニアスキルの習得を目指すことも可能です。

テンプスタッフ「無料eラーニングL-TEMP」

引用元:テンプスタッフ公式サイト

テンプスタッフの特徴、おすすめポイントを詳しく見る

スタッフサービス ――業界・職種ともに幅広い領域をカバー

サービス名 スタッフサービス
特徴 スタッフサービスグループが運営する総合人材派遣サービス。
求人数は派遣会社の中でも多く、ほぼすべての職種・業種をカバーしています。
wordやexcelなどのPCスキルを、ネット環境があればどこでも学べるコンテンツ「スタッフサービスeラーニング」もおすすめ。
企業名 株式会社スタッフサービス・ホールディングス(1990年2月28日)

スタッフサービスは派遣会社の中でも最多の求人数を誇り、2021年9月時点でおよそ140,000件以上の案件を保有しています。

全国都道府県に97か所の拠点を展開しているため、地方で派遣社員として働きたい方にもおすすめのサービスです。

スタッフサービスの「ココ」が違う!

スタッフサービスの特徴として、派遣社員のスキルアップ制度が充実している点が挙げられます。

たとえば「スタッフサービスeラーニング」と呼ばれる無料ツールでは、WordやExcelなどのPCスキル、IT系スキルなど全35種類の講座をネット上で受講することが可能です。

スタッフサービスeラーニング

引用元:スタッフサービス公式サイト

提携スクールも豊富なので、資格や語学なども習得でき、派遣社員としてのキャリアの選択肢も広がることでしょう。

スタッフサービスの特徴、おすすめポイントを詳しく見る

アデコ ――人材紹介歴30年以上の老舗サービス

サービス名 アデコ
特徴 アデコは、派遣社員として今後の働き方を検討している方に向けた転職サービス。
中でも「ハケン2.5」というサービスでは、無期雇用派遣として働きたい人を募集しています。

将来的にスキルを磨き、スペシャリストとして活躍したい」「安定した働き方がしたい」という方にお薦めのサービスです。
企業名 アデコ株式会社(1985年7月29日)

アデコは「派遣社員」の案件を専門的に取り扱う転職サービスです。
日本だけでなく、世界60か国以上でビジネスを展開するグローバル企業です。

アデコの「ココ」が違う!

アデコでは、グローバル企業ならではの企業との太いパイプで、派遣社員が危惧しがちな「時給」「残業時間」といった問題もクリアし、好案件の求人を紹介することを可能にしています。

独占求人も多く、中には正社員登用も見越した「紹介予定案件」も多数あります。
派遣社員からの正社員登用が難しいとされる現代において、かなりの好条件となるでしょう。

アデコ:紹介予定派遣の仕組み

引用元: アデコ公式サイト

高時給で働きたい方、いずれ正社員として働きたい方は、ぜひアデコを利用してみてください。

アデコの特徴、おすすめポイントを詳しく見る

まとめ)自分の強みを活かし、営業事務として活躍していこう

営業事務の仕事内容や、一般事務とは異なる仕事の特徴について解説してきました。

営業担当者を支える職種として、営業事務は社内外から頼られる存在です。人の役に立ちたい、自分で工夫しながら仕事を進めたいと感じている人に適した仕事といえるでしょう。

一方で、営業担当者の代理として窓口を務めることから、大きな責任も伴う仕事です。

求められる知識・スキルは多岐にわたりますが、そのぶん自身の強みを活かせる可能性も秘めています。

事務処理能力やスケジュール管理能力、コミュニケーションスキルなど、自分の強みを活かせる仕事を探している人は、営業事務に挑戦してみる意義が十分にあるでしょう。

ぜひ自分の強みを活かし、営業事務としてのキャリアをスタートさせてください。営業活動に欠かせない存在として、自身の市場価値を高めていくことができるはずです。

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