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仕事の段取りが悪い人へ。手際よくこなすための対処法を解説

[最終更新日]2021/10/28

仕事の段取りの悪さの改善法

あなたはこんな悩みを抱えていませんか?

頭では『理想とする仕事のペース』があるのに、いざ取りかかるとその通りにいかない…
このような状態が続くと、「自分は段取りが悪いのでは…?」と、なかなか自分の仕事に対しても自信が持てなくなってしまいますよね。

目次

仕事の段取りが悪くなってしまう原因は? 「考え方(性格)」:■仕事の全体像を俯瞰視できない ■自身の容量を把握できていない ■気持ちの切り替えが苦手 「行動」:■人に頼らず進めようとする ■面倒な作業を後回しにする ■細かな作業に時間を割く 「考え方(性格)」への対処法3つ:■TO DOリストの作成 ■作業時間を計測 ■グロース・マインドセットを意識する 「行動」への対処法3つ:■周囲の人との関わりを増やす ■やるべき事に優先順位を ■PDCAサイクルを回していく

1)仕事の段取りが悪くなるのは「考え方(性格)」「行動」の2つが原因として考えられる

仕事の段取りが悪くなってしまうのは、「考え方(性格)」と「行動」の大きく2つの原因が考えられます。
それぞれによって対処法も変わってきますので、まずは自分がどちらのパターンに近いのか確認してみてください。

仕事の段取りが悪くなる原因【考え方(性格)】

原因【性格】 ■仕事の全体を俯瞰視できない ■自身の能力を把握しきれていない ■気持ちの切り替えが苦手

仕事の全体を俯瞰視できない

はじめに「仕事の全体像」を俯瞰視できていないと、「どの工程にどのくらいの時間がかかるのか」が分からず、結果として仕事の段取りが悪くなってしまう要因になります。

ここで言う「全体像」とは、自身に振られた業務範囲だけの話ではありません。
たとえば今読まれているこの記事も、ライターが本文を執筆し、その後コーダーがWeb上で閲覧できるようにコーディング作業を行います。その過程で同時進行的にデザイナーやイラストレーターが画像制作を行います。

このように、1つの記事をWeb上にアップするだけでも複数のポジションの業務が折り重なっていることが分かります。
「要領よく仕事を進める」ということは、他のポジションの業務も把握しつつ、どの作業を優先して進めるべきかが具体的にイメージできる状態のことを指します。

自身の能力を正しく把握できていない

現在、あなた自身の能力に比してキャパシティオーバーの仕事が割り振られてしまっている可能性もあります。

一人では処理できない業務を抱えていると、常に時間に追われている状態が続き、自身の容量について客観的に見つめ直す機会もなかなか持つことができません。

また、容量以上の業務にも関わらず「これくらいなら自分にはできるだろう」という、根拠のない自信に繋がっているケースもあります。

現状、与えられた業務がこなせず手一杯な状況なら、自身の能力・容量について正しい認識を持つよう働きかけることが必要です。

気持ちの切り替えが苦手

仕事で失敗をした時に、すぐに気持ちを切り替え「次から気をつけよう!」と前向きに考えられる人と、「こんなことで失敗するなんて、自分はなんてダメなんだ…」とネガティブな気分を長く引きずってしまう人がいます。

後者の方の場合は、マイナスな思考を引きずってしまうことにより、その他の仕事に関しても前向きに取り組めず、「仕事の段取りが悪くなってしまう→さらにネガティブな思考に陥ってしまう」という負のスパイラルが続いてしまうこととなります。

仕事の段取りが悪くなる原因【行動】

原因【行動】■人に頼らず進めてしまう ■面倒な作業を後回しにする ■無駄な作業に時間を割く

人に頼らずに進めようとする

手際よく仕事を進められる人は、「この仕事は一人で抱えるには多すぎる」と判断した際に周囲の人の協力を得るのがうまいという側面もあります。

反対に人に頼ることが苦手で、すべてを自分一人で考えこなそうとする人ほど、結果的に自分一人では手に負えず「段取りが悪く」なってしまうことがあります。

人に頼ることが苦手な背景は、「人に頼むことは悪いことだと思っている」「どうやって頼んだらいいのか分からない」など、人によって様々です。
ただし、共通して言えるのは「周囲の人とのコミュニケーション不足」によってこのような状態を引き起こしているということ。

組織に属している以上、周囲とのコミュニケーション不足は仕事の段取りが悪くなってしまう原因になります。

面倒な作業を後回しにしてしまう

「仕事の段取りが悪い」と悩む人の中には、たとえば時間のかかりそうな作業ほど後回しにしてしまっている、ということはないでしょうか。

簡単な作業から取り掛かることは一見すると効率の良い判断にも思えますが、反対に作業全体にかかる時間について相対的な判断がしづらくなってしまいます。

結果として「重要な業務ほど残りの時間内で片づけなければならない」という状態になり、業務自体の完成度も損なってしまう可能性があります。

無駄な作業に必要以上に時間を割く

たとえば「明日までに報告書を作成する必要がある」という状況のとき、あなたは次のどちらの考え方に近いでしょうか。

  • 40%程度の完成度でいいので、とにかくひととおり作成してしまう
  • 最終的に80%以上の完成度を目指したいので、最初からそのレベルを狙う

考え方が後者に近い人ほど、仕事の段取りが悪くなってしまう傾向があります。
仮に、このドキュメントを4部構成で作成すると想定してみましょう。

最初から80%を目指している人は、冒頭の第1節から80%を上回る完成度を目指しがちです。
すると、第1節が納得のいく出来栄えになるまで第2部に進めなくなってしまいます。結果的に、いつまで経っても「完成」にたどり着けなくなってしまうのです。

また、最初から高いレベルを目指そうとすると、細かいところにこだわってしまいやすくなります。
上の例で言えば、とりあえずひととおり作成し切ってしまうことで完成形が見えやすくなり、むしろ細部を仕上げやすくなることもあり得ます。
細かいところにこだわって時間を割いてしまうと、完成形をイメージしにくくなるため全体のクオリティを高めることがかえって難しくなるのです。

2)仕事を手際よく進めるための対処法【考え方(性格)編】

ここからは仕事の段取りの悪さが「考え方(性格)」に原因がある場合の対処法について解説します。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

#1 TO DOリストを作ってみよう

#1 TO DOリストを作る

業務の全体像を把握するために、まずはスタートからゴールまでの道筋を明確にすることから始めてみましょう。

頭の中だけで考えてしまうと、思い描いていた通りに進まなかった時の軌道修正が難しいため、実際に紙に書き出すなどして自分なりの「TO DO リスト」を作成することをおすすめします。

TO DO リストを作成することで、実際に業務に着手する前に「ここの工程でそれなりに時間がかかりそう」「この作業は得意な分野だから、ここで時間調整ができそう」といった予測が立てやすくなります。

はじめは作成したリスト通りに進まないこともあるかもしれませんが、その都度リストの見直し・改善を重ねていくことで、徐々に自身の作業スピードや、業務の全体像を把握した逆算的なスケジューリングができるようになっていきます。

TO DO リストの作成ステップ

TO DOリスト作成の手順:STEP1 これから取り掛かる作業を全て書き出す STEP2 「大タスク」と「小タスク」に分ける STEP3 大タスク完遂に必要な作業を洗い出す STEP4 洗い出した作業にかかる時間を算出する
  • STEP1 これから取り掛かる予定の作業をすべて書き出す
  • STEP2 「大タスク(ある程度時間をかける必要がある)」と「小タスク(それほど時間がかからない)」に分ける
  • STEP3 「大タスク」を完遂するために必要な作業を洗い出す
  • STEP4 STEP3で洗い出した作業にかかるおおよその時間を決める

TO DO リストを作成したら、実際の作業はまずは「大タスク」から着手するようにします
「小タスク」は大タスクを終えた後の余剰時間に取り掛かるようルールを決めるだけでも、思考が整理され、随分と気持ちに余裕も生まれるはずです。

もちろん、「小タスク」の中に「本日中に先方へ連絡」などの優先度の高い作業が含まれていた場合はまずはそちらを優先させましょう。

作業を終えた項目からチェックマークをつけていくことで、残りの工程と照らし合わせながら時間配分が計算しやすくなります。

#2 現在の自分の能力をきちんと計測してみよう

#2 現在の能力を正しく計測してみる

一見、何でも手際よく仕事をこなしているように見えている人は、「自分のキャパシティを把握し、容量を越えそうな場合は周囲の人の協力も得ながら進めている」ものです。
まずは自身の能力をきちんと計測してみることをおすすめします。

たとえば、日々の作業にどれくらいの時間をかけているのかを知っておくと良いでしょう。
そこから、自身が無理のない範囲でこなせる業務量を設定していきます。
はじめは1日単位で設定しておき、徐々に1週間、1カ月単位で設定できるようになれば、自分なりの業務のペースを掴むことができます。

時にはイレギュラーな業務を依頼されることもあるでしょう。
その際に自身の力量が正確に把握できていると、「そもそも自分一人ではこなせない」と依頼自体を他の人へ回してもらう選択や、「他の人と協力すれば何とかなりそうだ」と判断できるようになります。

#3 自信を失わないための思考法(グロース・マインドセット)を意識する

#3 自信を失わない思考を身につける

長い目で見た時に、「気持ちの切り替えが早く、前向きに成長していける思考」があり、それをグロース・マインドセットと呼びます。

反対に、気持ちの切り替えが難しく、「どうせできっこない」などの凝り固まった思考の状態をフィックスト・マインドセットと呼びます。

両者の違いは、下図をご覧ください。

「フィックスト・マインドセット」と「グロース・マインドセット」の図

物事の考え方がフィックスト・マインドセットに傾いている状態だと、仕事に対する意欲も減退してしまい、結果として仕事の段取りの改善にもなかなか繋がりません。

では、グロース・マインドセットを獲得するには、どのような点を意識したらいいのでしょうか。

グロースマインドセットの育て方

グロースマインドセットの思考にしていく為には、まずはそれを「意識」することです。

常に「グロースマインドセットであろう」という意識を持ち続けること──これだけで人はグロースマインドセットに寄っていくと言われています。

「グロースマインドセットのイメージが持ちにくい」という方は、以下の3つのポイントを意識してみてください。

グロース
マインドセットの育み方 1 「自分は自分」他人と比較しない 2 「結果はしょせん、過去のもの」結果よりも、現在の行動を大切にする 3 「成功が必ずしもゴールではない」成功よりも、成長を目指す。そして、失敗は成長につなげやすい。
  • 「自分は自分」他人と比較しない
  • 「結果はしょせん、過去のもの」結果よりも、現在の行動を大切にする
  • 「成功が必ずしもゴールではない」成功よりも、成長を目指す。

グロースマインドセットの言葉の「グロース(成長)」にあるように、大切なのは「成長すること」への意識です。

そして、人は本来「成長したい」という欲求を持っているものです。

「他者からの評価の目」や「失敗への恐れ」が、その自然な欲求を抑制する要因になっていないかを振り返りながら、「自分はこれから先、どんな成長をしていきたいか」に目を向けていくことによって、自然とグロースマインドセットは育まれていきます。

3)仕事を手際よく進めるための対処法【行動編】

続いて、「行動」に原因があり仕事の段取りが悪くなってしまう場合の対処法をご紹介します。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

#1 周囲とのコミュニケーションの機会を増やす

#1 周囲とのコミュニケーションの機会を増やす

まずは大前提として、現在抱えている業務が自身のキャパシティを越えている場合、「周囲の人を頼ることは決して間違いではない」ということを知っておきましょう。

たとえばあなた自身が納期ギリギリで誰かに「業務を手伝ってほしい」と頼まれた場合を想定してみてください。
「もっと早く言ってくれれば、もっと効率の良いやり方を検討できたのに」と感じられるのではないでしょうか。

このように、早めに周囲の協力を仰ぐことで、結果として全体の業務を効率よく進められる可能性もあります

一方、職場の人とのコミュニケーションに苦手意識を持っている方もいらっしゃるかもしれません。
その場合は無理して自分から話しかけるよりも、まずは意識して「相手の話を聞く・関心を持つ」ということから始めてみましょう。

「きちんと話を聞いている」というニュアンスが日頃から相手に伝えられていれば、自身が困っている状況でも相手も協力してくれる関係性を築くことができるようになっていきます。

#2 その日やるべき作業に優先順位をつける

#2 その日やるべき作業に優先順位をつける

与えられた業務を手際よくこなしていくためには、「重要な作業から行う」ようにしてみましょう。
そのためには作業工程を把握し、優先順位をつけられるようにしておく必要があります。
仕事の段取りが悪い人は、この「優先順位をつけることが苦手な人」と言い換えることもできます。

優先順位のつけ方の例として、「企画提案書の作成」で考えてみましょう。
想定される作業としては以下のようなものが挙げられます。

  • 企画のコンセプトを決める
  • 企画書の構成を作成する
  • 清書
  • 校正・直し
  • 提出

企画のコンセプトが定まっていないと、その後の構成や清書の作業が進められないため、必然的に優先度は高くなります。同時に、最も時間がかかると想定されるのは「清書」の工程ですので、逆算してスケジュールに落とし込んでいきます。

このように1つのタスクを、さらに「そのために必要な作業」に分けることで具体的なアクションや時間の使い方ができるようになっていきます

#3 時間を取られている箇所を見える化し、PDCAサイクルを回していく

#3 計画→実行→確認→修正のPDCAサイクルを意識

仕事の段取りの悪さとは、言い方を変えれば「自身の能力に合わせたスケジュールを正しく組めていない」ことでもあります。

1日ごとにスケジュールを白紙に戻してしまうのではなく、日々の業務の繰り返しの中で自分なりの時間感覚を掴んでいくことが大切です。

【考え方(性格編)】#2でもお伝えしたように、まずは日々の業務のどの部分で時間を取られてしまっているのかを把握しておきましょう。

時間を取られている箇所に関しての対策を施し、それを実行に移していく中で、再度修正が必要な箇所も出てくると思います。

計画→実行→確認→修正」のPDCAサイクルを回していくことで、徐々に自分なりのスケジュールや仕事のやり方が身についてくるはずです。

PDCAサイクルの図

まとめ)段取りの悪さを「自覚」することが、改善への第一歩!

ここまで仕事の段取りが悪くなる原因と、改善方法について紹介してきました。
本記事の内容を改めて振り返ってみましょう。

  • 仕事の段取りが悪くなってしまう原因には、大きく分けて「性格(考え方)」と「行動」の2パターンがある
  • 「性格(考え方)」に原因がある場合の対処法
    ・TO DO リストを作っておく
    ・現在の自身の能力(キャパシティ)を正しく計測しておく
    ・「グロース・マインドセット」を意識する
  • 「行動」に原因がある場合の対処法
    ・周囲とのコミュニケーションの機会を増やす
    ・その日やるべき作業に優先順位をつける
    ・時間を取られている箇所を明確にし、対策と見直し(PDCAサイクル)を行う

自身の仕事の段取りの悪さを自覚している方は、他の人と比較して落ち込んでしまうこともあるかもしれません。
しかし、仕事の習得までのスピードは人によって様々です。

現状、「仕事の段取りが悪い」と自覚し、その原因についても把握しているのなら、その時点で改善への一歩を踏み出しているということです。
焦らず、着実に本記事で紹介した内容を日々の業務に取り入れてみてください!

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