仕事の段取りが悪い人へ。手際よくこなすための改善法を解説

仕事の段取りが悪くなってしまうのは、「考え方（性格）」と「行動」の大きく２つの原因が考えられます。
それぞれによって改善法も変わってきますので、まずは自分がどちらのパターンに近いのか確認してみてください。

仕事の段取りが悪くなる原因【考え方（性格）】

仕事の段取りが悪くなる原因【行動】

ここからは仕事の段取りの悪さが「考え方（性格）」に原因がある場合の改善法について解説します。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

#1 TO DOリストを作ってみよう

業務の全体像を把握するために、まずはスタートからゴールまでの道筋を明確にすることから始めてみましょう。

頭の中だけで考えてしまうと、思い描いていた通りに進まなかった時の軌道修正が難しいため、実際に紙に書き出すなどして自分なりの「TO DO リスト」を作成することをおすすめします。

TO DO リストを作成することで、実際に業務に着手する前に「ここの工程でそれなりに時間がかかりそう」「この作業は得意な分野だから、ここで時間調整ができそう」といった予測が立てやすくなります。

はじめは作成したリスト通りに進まないこともあるかもしれませんが、その都度リストの見直し・改善を重ねていくことで、徐々に自身の作業スピードや、業務の全体像を把握した逆算的なスケジューリングができるようになっていきます。

TO DO リストの作成ステップ

TO DO リストを作成したら、実際の作業はまずは「大タスク」から着手するようにします。
「小タスク」は大タスクを終えた後の余剰時間に取り掛かるようルールを決めるだけでも、思考が整理され、随分と気持ちに余裕も生まれるはずです。

もちろん、「小タスク」の中に「本日中に先方へ連絡」などの優先度の高い作業が含まれていた場合はまずはそちらを優先させましょう。

作業を終えた項目からチェックマークをつけていくことで、残りの工程と照らし合わせながら時間配分が計算しやすくなります。

TODOリスト用のアプリもおすすめ

これらのTODOはメモとペンがあれば実行できますが、「書いたことを忘れてしまう」「習慣化するのが難しそう」と感じてしまう人は、TODOリスト用のアプリも試してみると良いと思います。

以下に紹介するのは、リマインド機能が付いており、かつ視覚的にも確認しやすいTODOリストツールです。どれも無料で利用できますので、気になったものから活用してみてください。

Todoist

Todoistはタスクをリストや箇条書きのような感覚で管理できるタスク管理ツールです。

Todo（やること）をlist（リスト）のように書いて管理する──というのが、「Todoist」の名前の由来です。チームで管理することもできますが、手軽に、メモや箇条書きの感覚でタスク管理を始めたい方にもおすすめです。

todoistタスク管理ツールの優れた点は、「優先度の設定が非常にしやすい」ことです。

すべてのタスクを横断して、優先度レベルで表示でき、いくつもの案件を同時進行で進める働き方をしている人に、特におすすめのツールです。

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trello

Trelloは、「なんでも視覚的に整理できる」をコンセプトにした柔軟なプロジェクト管理ツールです。

PCのデスクトップに付箋をぺたぺた貼ってタスク管理している人を見たことはありませんでしょうか。TrelloはそれをPCやスマホですっきりとスマートに、視覚的な仕訳け・整理ができます。

Trelloは「プロジェクト管理ツール」ということで、チームでTODOを共有して活用できます（もちろん1人用でも使えます）。

それぞれの業務（Trelloは業務の一単位を「カード」と呼びます）を設定し、期限などを設定して整理します。カードの溜まり具合で繁忙状況が分かり、期限のリマインドも付いているのでタスク管理がしやすくなります。
終了した業務もアーカイブされますので、業務の振り返りにも便利です。

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Google Keep

Google Keepはメモ機能ツールですが、カテゴリ（タスク）ごとにToDoリストを作成するタスク管理ツールとしても活用できます。

リマインド機能もついており、カレンダーと併せてのタスク管理も可能です。

Google KeepはGmailなどのGoogleアカウントを持っている人ならだれでも無料で利用できます。

スマホからもアクセスできますので、例えばちょっとした買い物リストを作りたいときにも最適です。付箋のように視覚的にも分かりやすく表示され、また本来のメモ機能もアーカイブや検索の操作がしやすいです。
「メモ機能とチェックリストを併用したい」という人はGoogle Keepがマッチしやすいでしょう。

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#2 現在の自分の能力をきちんと計測してみよう

一見、何でも手際よく仕事をこなしているように見えている人は、「自分のキャパシティを把握し、容量を越えそうな場合は周囲の人の協力も得ながら進めている」ものです。
まずは自身の能力をきちんと計測してみることをおすすめします。

たとえば、日々の作業にどれくらいの時間をかけているのかを知っておくと良いでしょう。
そこから、自身が無理のない範囲でこなせる業務量を設定していきます。
はじめは1日単位で設定しておき、徐々に1週間、1ヵ月単位で設定できるようになれば、自分なりの業務のペースを掴めます。

時にはイレギュラーな業務を依頼されることもあるでしょう。
その際に自身の力量が正確に把握できていると、「そもそも自分一人ではこなせない」と依頼自体を他の人へ回してもらう選択や、「他の人と協力すれば何とかなりそうだ」と判断できるようになります。

自分にとっての「無理のない範囲の業務量」の見定め方は？

自分の「無理のない範囲の業務量」は、どう見定めると良いでしょうか。

いちばん確実な方法は、1日単位で「業務を振り返る」ことです。

振り返りとは、「自分の言動や傾向を客観的に見て、評価して次に生かすこと」です。

その日の業務で、上手く進められたところ、進められなかったところを振り返り、そのうえで「次回どうすれば、もっと効果的・効率的に進められるか」を考えます。

それによって、「次回はここまで進められるはずだ」というイメージが出てくるはずです。そのイメージを「現実的に自分が今処理できる業務量」としていくと良いでしょう。

#3 自信を失わないための思考法（グロース・マインドセット）を意識する

長い目で見た時に、「気持ちの切り替えが早く、前向きに成長していける思考」があり、それをグロース・マインドセットと呼びます。

反対に、気持ちの切り替えが難しく、「どうせできっこない」などの凝り固まった思考の状態をフィックスト・マインドセットと呼びます。

両者の違いは、下図をご覧ください。

物事の考え方がフィックスト・マインドセットに傾いている状態だと、仕事に対する意欲も減退してしまい、結果として仕事の段取りの改善にもなかなか繋がりません。

では、グロース・マインドセットを獲得するには、どのような点を意識したらいいのでしょうか。

グロースマインドセットの育て方

グロースマインドセットの思考にしていく為には、まずはそれを「意識」することです。

常に「グロースマインドセットであろう」という意識を持ち続けること──これだけで人はグロースマインドセットに寄っていくと言われています。

「グロースマインドセットのイメージが持ちにくい」という方は、以下の3つのポイントを意識してみてください。

グロースマインドセットの言葉の「グロース（成長）」にあるように、大切なのは「成長すること」への意識です。

そして、人は本来「成長したい」という欲求を持っているものです。

「他者からの評価の目」や「失敗への恐れ」が、その自然な欲求を抑制する要因になっていないかを振り返りながら、「自分はこれから先、どんな成長をしていきたいか」に目を向けていくことによって、自然とグロースマインドセットは育まれていきます。

続いて、「行動」に原因があり仕事の段取りが悪くなってしまう場合の改善法をご紹介します。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

#1 周囲とのコミュニケーションの機会を増やす

まずは大前提として、現在抱えている業務が自身のキャパシティを越えている場合、「周囲の人を頼ることは決して間違いではない」ということを知っておきましょう。

たとえばあなた自身が納期ギリギリで誰かに「業務を手伝ってほしい」と頼まれた場合を想定してみてください。
「もっと早く言ってくれれば、もっと効率の良いやり方を検討できたのに」と感じられるのではないでしょうか。

このように、早めに周囲の協力を仰ぐことで、結果として全体の業務を効率よく進められる可能性もあります。

周囲とのコミュニケーションの育み方

コミュニケーションの行為とは、「話すこと」だけではありません。目線や表情も含まれますし、もっと言うと「同じ場所にいる」だけでも人は互いの存在を感じ合い、影響を与えあっているのです。

まずは、話しやすい空気を作ることが大事です。普段の挨拶のときに相手の方を向いているか、自然な明るい表情をしているかなど、その場の「雰囲気」を良くしていくことから始めるのが良いでしょう。

また、相手に「話しかける」行為に苦手意識を持っている方もいるかもしれません。
その場合は無理して自分から話しかけるよりも、まずは意識して「相手の話を聞く・関心を持つ」ということから始めてみましょう。

「きちんと話を聞いている」というニュアンスが日頃から相手に伝えられていれば、自身が困っている状況でも相手も協力してくれる関係性を築けるようになっていきます。

#2 その日やるべき作業に優先順位をつける

与えられた業務を手際よくこなしていくためには、「重要な作業から行う」ようにしてみましょう。
そのためには作業工程を把握し、優先順位をつけられるようにしておく必要があります。
仕事の段取りが悪い人は、この「優先順位をつけることが苦手な人」と言い換えることもできます。

優先順位のつけ方について

前提として、優先順位をつけるためには業務の全体像が見えていなければなりません。
業務全体像が明確でないと感じる人は、先に紹介したタスクの洗い出しから行っておくと良いでしょう。

優先順位のつけ方の例として、「企画提案書の作成」で考えてみましょう。
想定される作業としては以下のようなものが挙げられます。

企画のコンセプトが定まっていないと、その後の構成や清書の作業が進められないため、必然的に優先度は高くなります。同時に、最も時間がかかると想定されるのは「清書」の工程ですので、逆算してスケジュールに落とし込んでいきます。

このように1つのタスクを、さらに「そのために必要な作業」に分けることで具体的なアクションや時間の使い方ができるようになっていきます。

#3 時間を取られている箇所を見える化し、PDCAサイクルを回していく

仕事の段取りの悪さとは、言い方を変えれば「自身の能力に合わせたスケジュールを正しく組めていない」ことでもあります。

1日ごとにスケジュールを白紙に戻してしまうのではなく、日々の業務の繰り返しの中で自分なりの時間感覚を掴んでいくことが大切です。

【考え方（性格編）】#2でもお伝えしたように、まずは日々の業務のどの部分で時間を取られてしまっているのかを把握しておきましょう。

時間を取られている箇所に関しての対策を施し、それを実行に移していく中で、再度修正が必要な箇所も出てくると思います。

「計画→実行→確認→修正」のPDCAサイクルを回していくことで、徐々に自分なりのスケジュールや仕事のやり方が身についてくるはずです。

PDCAサイクルを回すうえでの注意点

PDCAサイクルは効果的な業務改善手法ですが、以下のケースにおいてはその効果が有効に発揮されないことが多いといいます。

ひとつ目の「①達成すべき目標を定めていない・曖昧になっている」は、特に注意が必要です。 目的なしのPDCAは、何の意味もなさないことが多いです。

例えば「段取りの悪さ改善」のためのPDCAサイクルでしたら、具体的な時間目標を掲げるべきでしょう。そのほか、品質面に改善点がありいつもやり直しがおおくなっているという場合は、品質に関わる目標を設定しておくと、PDCAの確認・修正作業が有意義になりやすいです。

また、「②確認（C）に時間を掛けられていない・またはまったく行えていない」「③計画（P）の更新がされていない」についても、サイクルを繰り返すうちにマンネリ化していつの間にかこういった状況になってしまうことは少なくありません。

PDCAサイクルを回していく際は、「目標を定める（かつ常に意識する）・確認（C）に時間をかける・計画（P）を更新していく」の3点は必ず守るようにしてください。

ここまで仕事の段取りが悪くなる原因と、改善方法について紹介してきました。
本記事の内容を改めて振り返ってみましょう。

自身の仕事の段取りの悪さを自覚している方は、他の人と比較して落ち込んでしまうこともあるかもしれません。
しかし、仕事の習得までのスピードは人によって様々です。

現状、「仕事の段取りが悪い」と自覚し、その原因についても把握しているのなら、その時点で改善への一歩を踏み出しているということです。
焦らず、着実に本記事で紹介した内容を日々の業務に取り入れてみてください！